Искате ли да проследявате разходите си, но нямате ноу-хау и инструменти? Ако отговорът е „ДА“, ето 17 полезни съвета как да следите разходите на бизнеса си без никакви разходи.
Независимо от вида бизнес, който ръководите или оперирате, неминуемо е да понесете една или друга форма на разход. Количеството пари, което харчи един бизнес и как го изразходва, винаги ще играе основна роля за определяне дали бизнесът ще бъде успешен или не.
За бизнес, който харчи много пари за разходи, за да остане на плаване, той трябва да може да генерира печалба. Фирмите, които правят големи разходи в хода на бизнеса, но не носят голяма печалба, определено ще се сгънат с времето.
Поради факта, че всички бизнеси трябва да се опитват да поддържат баланс между печалбата, която получават, и разходите, които харчат, от изключително значение е непрекъснатото оценяване на разходите. Оценката на тези разходи позволява на собствениците на предприятия да определят къде харчат най-много пари и да определят начини за минимизиране на разходите.
Чрез намаляване на сумата, която бизнес изразходва, той може да увеличи печалбата си. Но преди да могат да бъдат оценени бизнес разходите, собствениците на фирми трябва да следят правилно бизнес разходите. Има различни методи, които могат да се използват за проследяване на бизнес разходите. Някои от най-популярните методи за проследяване на бизнес разходите включват използването на картотеки, електронни таблици и софтуерни системи.
Методът, по който ще се насочите, може да се основава на личните предпочитания или вида и размера на бизнеса, който участва. Всеки от тези методи се фокусира върху организиране на бизнес разходи по конкретни категории и редовно актуализиране на сумите, изразходвани във всяка от тях, за да се открият общите бизнес разходи на една компания. Ето някои други причини, поради които трябва да проследявате бизнес разходите си редовно
4 причини, които трябва да проследите бизнес разходите си от днес
а. Подобрени умения за финансова осведоменост и управление на парите : една от най-честите причини, която е причина за провала на повечето фирми, е липсата на пари. Тъй като паричният поток е толкова важен за оцеляването на бизнеса, има ли смисъл единствено умен бизнес мъж или жена да се постарае, за да гарантира, че бизнесът му не попада в капана на твърде малко?
Един от начините да направите това е чрез ежедневно управление на разходите, така че да не стигнете до края на месеца и да откриете, че разходите надминават доходите.
Като следите разходите за бизнеса си, ще можете по-добре да контролирате разходите, да знаете точно за какво харчите и колко ви струва. Тези дневни цифри стават ваш маркер, за да видите дали сте над или под месечния си бюджет. Целият процес ви помага да станете по-финансово осведомени. С тези данни можете да откриете и коригирате лошите навици за харчене още от началото, преди да излязат от употреба.
Вие не само ще спестите пари - което оказва положително влияние върху дъното, но и ще освободите пари, които можете да инвестирате в други важни бизнес области, като вашия маркетинг отдел.
б. Вие сте по-добре подготвени за данъчния сезон и може да си върнете парите: данъчният сезон може да бъде доста проблем, особено ако не сте добре подготвени; всъщност може да се уплаши. Собствениците на фирми често се карат неистово да се опитват да съберат всички необходими фактури и разписки на своите лаптопи и кутии за обувки.
Но не е нужно да минавате през това. Съхранявайки правилни записи, винаги ще сте готови за идващия данъчен сезон. Без тичане наоколо, без стрес и без притеснение дали губите пари. Разбирате ли, много разходи са облагаеми с данъци, което означава, че бихте могли да получите парите обратно. Тези разходи включват:
- Бизнес обяди и срещи
- Разходи за мобилен телефон и данни
- Пътни разходи, като гориво, за да присъствате на среща на клиента
- Офис консумативи като канцеларски материали.
- Разходи за наем
- Разходи за домашен офис : ако имате домашни офиси, можете да се класирате за отписване от домашни офиси. Например, ако домашният ви офис е 20% от размера, можете да поискате обратно 20% от комунални услуги, поддръжка и т.н.
Но можете да получите парите обратно само ако проследявате, категоризирате и разкривате тези бизнес разходи. Неспазването на точни записи означава, че оставяте трудно спечелените пари на масата и в ръцете на данъчния човек.
° С. Служители по-щастливи: ако управлявате екип от служители, те вероятно ще ви изпращат разписки за пътни разходи, храна и други разходи, които са извън джоба ви. Като следите тези разходи, можете да възстановите на служителите си парите навреме. Възстановяването на средствата на вашите служители ги прави щастливи и не им позволява да ви напомнят за разходите, подадени преди време.
д. Лекота при определяне на рентабилността: почти всеки собственик на бизнес знае как да изчисли рентабилността (приходите минус разходите). Рентабилността ви казва дали вашият бизнес се справя добре или не, също така помага за привличане на инвеститори, финансиране на ежедневните ви дейности и помага за получаване на финансиране.
Важността на това да бъдеш печеливша не може да се прекалява, но парадоксално е, че много собственици на бизнес много добре разбират това. Обикновено това е така, защото те не успяха да водят точно отчет за своите приходи и разходи, което затруднява действително да знаят къде се намират.
За щастие, проследявайки често разходите, можете бързо да определите своята рентабилност, без да ровите в записи.
Редовното проследяване на бизнес разходите също ще ви попречи да правите познати предположения за рентабилност. Много предприятия правят тази грешка - когато видят продажбите, които влизат, погрешно приемат, че бизнесът им е по-печеливш, отколкото всъщност е.
Имайки това предвид, ето няколко начина, по които бизнесът може да следи разходите си;
4 Достъпни, но високоефективни начини за проследяване на бизнес разходите
аз. Ledger: някои собственици на бизнес все още предпочитат остарелата писалка и хартия, за да следят разходите си. Въпреки това, книгите могат да бъдат управлявани само за управление на малък бизнес, като едноличен собственик, без служители или много сложни транзакции и като такива проследяването на разходите ви може да бъде толкова просто, колкото да ги записвате ежедневно или веднъж седмично,
Елате данъчно време, добавете всяка категория разходи и ги запишете в списък С на данъчната си декларация. За по-голяма компания ще трябва да потърсите нещо по-ефективно в други, за да се справите правилно с разходите си.
II. Софтуер и електронни таблици: компютърният софтуер много улеснява проследяването на бизнес разходите. Например софтуер като QuickBooks ви позволява да категоризирате разходите, да записвате всеки разход и да го маркирате с подходящата категория.
Можете също така да изготвяте отчети, за да проследявате разходите в различни категории. Софтуерът е по-ефективен от ръчния метод на писалка и хартия и улеснява подготовката на данъците, защото компютърът следи разходите и ги добавя за вас. Трябва ежедневно да архивирате софтуера си, за да не загубите своите бизнес записи.
Собствениците на бизнес също могат да проследяват бизнес разходите чрез използването на електронни таблици. Електронните таблици и софтуер използват компютъризирани регистрационни файлове, за да проследяват разходите по подобен начин като хартиените. Много компании предпочитат да използват този метод при проследяване на разходите, тъй като той изисква по-малко физическо пространство за съхранение и до тях можете да получите достъп от почти навсякъде по всяко време.
Освен това може да бъде много по-лесно да се организират категории разходи за бизнес и да се актуализират сумите при използване на този метод. Най-често срещаните категории бизнес разходи, включени в системите за проследяване на софтуер, включват наем, комунални услуги, пътни разходи, развлечения на клиенти, заплати, данъци и консумативи. Софтуерът за проследяване на малкия бизнес изчислява разходите автоматично при въвеждане на разходи, което спестява много време в сравнение с други методи.
III. Получавания: Вашият запис на разходите, независимо дали е написан или вписан в компютъра, е само част от документацията, от която се нуждаете за бизнес данъците си. Трябва също да запазите разписките за разходите си. За по-малък бизнес с малко постъпления, файл тип акордеон с етикети за различните категории разходи, като реклама, офис консумативи, пощенски услуги и др. ще работи добре. За по-голям бизнес папките във файлов шкаф могат да работят. След като сте записали разход, подайте касовата бележка в съответната папка или раздел на вашия файл с акордеон.
IV. Пробег: Ако използвате личното си превозно средство за вашия бизнес, можете да приспадате фиксирана тарифа за всяка миля, която изминавате за бизнес цели, като например да се обадите на клиенти или да шофирате до магазина за офис доставки, за да вземете принтерни касети. За целта трябва да водите дневник на пробег в колата си и да записвате началните и крайните мили за всяко пътуване, заедно с целта на пътуването. Това улеснява добавянето на вашите бизнес мили в края на годината, но също така служи като документация за оправдание на приспадането на пробег към IRS.
Как да следите бизнес разходите - 17 полезни съвета
1. Създайте банкова сметка в бизнеса: много еднолични търговци не виждат необходимостта от разделяне на техните бизнес и лични сметки. Ако имате подобен начин на мислене, тогава е време да го изхвърлите и да получите банкова сметка в бизнеса. Винаги се уверете, че вашите приходи от бизнес отиват във вашата бизнес сметка и използвайте бизнес кредит или разплащателна сметка за всички свързани с бизнеса покупки, които могат да бъдат платени с карта.
Ако възникнат нужда, можете да премествате средства между двете сметки, но ясното разграничаване между двата акаунта ще ви помогне лесно да следите бизнес и личните си разходи. Създаването на бизнес банкова сметка също ще натрупа вашия бизнес кредит, който ще ви бъде полезен, ако се нуждаете от финансиране в бъдеще.
Освен това има смисъл да получите кредитна карта, посветена на бизнес използване. Това е така, защото по-лесно ще организирате систематично разходите си с помощта на специална кредитна карта. Това също трябва да бъде по-удобно от пренасянето на пари, тъй като повечето търговци на дребно приемат кредитни карти и за малки транзакции.
2. Не отстранявайте разписките си: не изхвърляйте разписки, а когато получавате разписки за покупки, свързани с бизнеса, съхранявайте ги в пликове или чекмедже и след това ги съхранявайте в картотека, организирана по месец. Ако сте одитирани, може да се нуждаете от тези разписки като доказателство за вашите бизнес покупки.
Запазването на копия на разписки за разходи е много полезно, когато попълвате данъчните си декларации. Разрешено е, че IRS не изисква разписки за бизнес разходи, които не надвишават 75 долара, но се препоръчва (особено за малък бизнес) да се запазят касовите бележки, за да се проследят ефективно бизнес разходите.
3. Използвайте онлайн календар, за да отбележите разходите си, тъй като те възникват : инструментът за онлайн календар като Google Calendar може да бъде много ценен инструмент за настройване на известия за повтарящи се или еднократни разходи. Използвайте формата за събитие, за да запишете вида на разходите (т.е. комунални услуги, наем, услуги на изпълнители) и получателя на средствата. Тези календари могат да се използват и за настройка на сигнали, които да ви напомнят да плащате предстоящите разходи, преди да са дължими, и ще можете да разпечатате целия календар за справка, когато следващият данъчен час се върти наоколо.
4. Използвайте софтуер за проследяване и анализиране на вашите бизнес покупки : Повечето програми за счетоводен софтуер предлагат опции за създаване на категории разходи и ги свързват с харесвани артикули във вашите данъчни формуляри, което ще намали времето, изразходвано за подготовка на вашите данъчни декларации. Тези програми могат да се използват и за генериране на отчети за печалби и загуби, така че можете лесно да оцените финансовото състояние на вашия бизнес. Използването на софтуер за проследяване на бизнес разходите ще ви спести много време, когато настъпи данъчният сезон и трябва да подадете данъците си.
5. Наемете книжар: ако забележите, че бизнесът ви се разраства и разходите се усложняват, трябва да помислите за наемане на услугите на букмейкър, за да ви помогне да прегледате своите касови бележки и фактури и да ги проследите в счетоводния софтуер по няколко часа всеки месец. Обикновено букмейкърите таксуват между 20 и 50 долара на час за услугите си, което си заслужава.
6. Потърсете помощ : ако едва започвате бизнеса си и установите, че имате проблеми с проследяването на разходите си, тогава трябва да помолите за помощ, за да можете да започнете с десния крак.
7. Останете на върха на документите : За да приспаднете повечето разходи, ще трябва да съхранявате записи на покупките, като разписки, анулирани чекове или сметки. Прекарайте известно време в края на седмицата, въвеждайки разписки или ги изтегляйте от уебсайта на вашата банка или кредитна карта във вашата счетоводна програма. Винаги възлагайте разходи на категории като реклама, комунални услуги, офис консумативи и др. Освен това трябва да запишете всякакви физически разписки за бизнеса за 7 години, в случай че IRS или вашият данъчен подготвител трябва да ги видят.
8. Отрежете излишъка: ако разходите ви са повече от бюджета ви, тогава знаете, че трябва да седнете и да вземете предпазни мерки. Погледнете всеки от разходите си, за да видите къде бихте могли да намалите.
9. Не забравяйте автомобила си: Проследявайте отделно разходите за пробег и други свързани с него превозни средства и го актуализирайте редовно. Не проследявайте само колко мили са били от точка А до точка Б, но не забравяйте да намалите и пробега.
10. Използвайте счетоводен софтуер : с помощта на счетоводен софтуер можете лесно да балансирате чековата си книга. Но повечето софтуерни продукти се предлагат и с допълнителна функционалност, като проверка на отчета за печалбата и загубата всеки месец, тримесечие или винаги, когато трябва да видите къде е маржът ви на печалба. Време е да спрете да разчитате на калкулатори, за да направите счетоводството за вашия бизнес.
Налични са няколко счетоводни програми за проследяване и управление на разходите по начин, който е лесен за разбиране. Повечето от тях са без грешки и дават бързи резултати. Когато избирате счетоводен софтуер за вашия бизнес, не забравяйте да получите програма, която е известна и популярна сред счетоводителите.
11. Посочете боравенето с дребните парични средства: Определете един надежден човек в компанията, който да борави с дребните парични средства, така че да улесните проследяването на движението на парите си и да избегнете объркване и грешки. Въпреки че боравенето с дребни пари в основата на работата е с малки суми пари, тези малки суми могат бързо да се добавят до голяма сума. Поставете ясни указания относно това, за което могат да се използват дребните пари и премахнете ненужните разходи.
12. Не отлагайте отлагане: запишете винаги разписките си веднага щом ги хванете, вместо да чакате да се трупат. Отлагането по този въпрос може да ви накара да изгубите своите финансови данни. Редовното документиране на такива данни ви спестява време и гарантира, че вашите записи са винаги актуални.
13. Поддържайте бюджет: разполагането и поддържането на бюджет е много важно за проследяване на разходите ви. Проучете детайлно седмичните си разходи и вижте колко добре вашите приходи се изправят срещу тях.
Въпреки това, в зависимост от ситуацията на място, може да се наложи да правите бюджет в пъти. Ако възникне нужда, тогава трябва да направите необходимото, но не забравяйте да отделите достатъчно средства за всички основни отдели на вашия бизнес. В допълнение към това, заделяйте фондове за действие при извънредни ситуации.
14. Познайте основно счетоводство: дори и да възнамерявате да наемете професионалист, който да се занимава с вашето счетоводство, вашият бизнес ще има голяма полза, ако имате достатъчно познания за основните счетоводни инструменти и активно участвате в управлението на парите на вашия бизнес. Парите са много важни в света на бизнеса, като познаването на финансовите аспекти на управлението на предприятие е толкова важно, колкото знанието за продукта или услугата, която продавате.
Опитайте всичко възможно да изучите теми като счетоводство и счетоводство, за да получите по-добър поглед и разбиране на вашите инвестиции. Проследявайте движението на пари в брой и извън бизнеса си; това се нарича паричен поток. Паричните средства се отнасят за парите ви в банката, с които трябва да платите на служителите, доставчиците и кредиторите си. Разбирането на разликата и последиците от положителен и отрицателен паричен поток може да бъде много полезно за финансовото благополучие на вашата компания.
Положителният паричен поток е добър за целия бизнес и показва, че повече пари ще влязат в бизнеса, отколкото излизат. От друга страна, отрицателният паричен поток показва, че повече пари излизат, отколкото влизат и това никога не е добре. Ако тенденцията на отрицателния паричен поток не бъде обърната, бизнесът определено ще се затвори.
Следването на вашите парични потоци ще ви помогне да проследите парите си, като определите дали твърде много от активите на вашата компания са свързани в инвентара, дали трябва да съберете пари, които се дължат на вас, или просто няма достатъчно приток на пари в бизнес.
Освен това ще трябва да проучите и баланса на вашата компания. Баланс представя кратък преглед на финансовото състояние на вашата компания във всеки даден момент. Той изброява активите и пасивите на вашия бизнес, за да достигне нетната му стойност. Той също така представя по-ясна картина на това, което вашият бизнес притежава и дължи във всеки даден момент.
15. Планирайте основните разходи: винаги пазете основните разходи в перспектива и планирайте те да съвпадат с времето, когато вашият финансов календар процъфтява, а не през периоди, когато сте с малък бюджет. Много е необходимо всички собственици на фирми да знаят кои месеци са най-бавни за продажбите, за да се избегнат ненужни разходи през тези периоди. Планирайте всички основни разходи предварително, за да се подготвите за допълнителните разходи. Това ще помогне да се избегнат ненужните заеми от фирмените сметки. Ако е възможно, избягвайте големи разходи по време на бавния си сезон.
16. Записвайте правилно депозитите: трябва да сте сигурни, че ние записваме правилно целия си бизнес депозит, така че да гарантираме, че не плащате данъци върху пари, които дори не са били вложени в бизнеса като доход на първо място. Приемете система в офиса си, за да поддържате всички финансови дейности направо - знайте откъде идват парите, както и къде отиват.
В заключение, стартирането на собствен бизнес може да бъде доста вълнуващо, но превръщането на бизнеса в успешен може да бъде доста неприятно. Заедно с няколкото възходи ще има и няколко падения. Трябва да накарате знанията и технологиите да работят в ваша полза, за да се справите със спадовете. Отделно от това, горните съвети трябва да ви помогнат да се подготвите за и да успокоите бурите, като поддържате разходите си ниски и високите приходи.