Искате ли да доставяте продукти навреме и да разраствате ресторантьорския си бизнес? Ако отговорът е „ДА“, ето ви 50 най-добри съвети и трикове за управление на инвентара в ресторанта за 2019 г.
Управлението на ресторант представлява множество предизвикателства и едно от най-важните е как да следите инвентара на ресторанта. Управлението на запасите е управлението на запасите и запасите. Като елемент на управление на веригата за доставки, управлението на запасите включва аспекти като контрол и надзор на поръчка на инвентара, съхранение на инвентара и контрол на количеството на продукта за продажба.
С тънките си маржове контролът върху разходите е ключът към успеха и в крайна сметка повече печалбата. Тъй като храната и труда обикновено са най-големият ви разход, е задължително да имате процес и политика за управление на инвентара в ресторанта за вашия бизнес.
Какво е значението на вземането на инвентар в ресторант?
Основната цел на инвентаризацията е да се измери количеството на артикула, който ресторантът ви използва във времето, да се сравни това с вашите продажби и да се проучи разликата между производствената стойност и продажбите. Управлението на инвентара в ресторанта също е много важно за поддържането на вашия магазин в ред и също така е полезно за намаляване на разхищаването на съставки и ресурси.
Важността на управлението на инвентара не може да бъде прекалено подчертана в ресторантьорския бизнес. Вашият план за инвентаризация на храните поддържа всичко на мястото си, организирано и свързано - и един малък надзор може да доведе до драстична промяна за вашия бизнес.
Проследяването на вашия кухненски инвентар води до по-информирано планиране и вземане на решения. Ако не проследявате ефективно инвентара, прогнозата ви може да бъде изключена, което ще доведе до неточни поръчките ви за доставка, което ще загуби много време, ресурси и пари.
Въпреки че някои мениджъри не смятат, че управлението на запасите е важно, това е нещо много. Статистически 16% от храната ви се озовава в кошчето. 75% от служителите казват, че са откраднали от работодателите си в момент, което представлява изумителните 7% от приходите ви. А ресторантите, които взимат редовно инвентар, могат да увеличат печалбите с до 24% годишно.
Ето и други причини да правите редовно инвентаризация на ресторантите.
а. Управлението на запасите играе много важна роля във всички аспекти на вашия ресторант - от поръчките за доставка, които правите, до поръчките на клиентите, които вземате. Тъй като тази част от работата винаги ще бъде там, отделянето на време, за да разберете как да правите инвентаризация и приемането на софтуер за управление на запасите е инвестиция, която си заслужава.
б. Запознайте се с финансовото си състояние: измерването на финансовото здраве на ресторантски бизнес далеч надхвърля знанието на колко е в банковата сметка. Тази цифра няма да ви каже колко продукт имате под ръка или колко пари представляват тези стоки.
С помощта на ефективна инвентаризация ще можете лесно да изчислите цифри, които са от съществено значение за разбирането на финансовото здраве на вашия бизнес ... като Цена на продадени стоки. В сравнение с приходите, цената на продадените стоки ви дава най-добра представа за вашите маржове на печалба.
Можете да се възползвате от тази проста формула:
- (Разходи за продадени стоки + Разходи за труд) / Общи продажби = Основни разходи
- Ако полученият брой е над 60% ... имате проблеми.
° С. Проследяване на очакваната употреба на инвентара: обикновено това е същото количество вещи, което се използва от килера на база седмица до седмица. Така че, ако не се е случило някакво специално събитие, ще трябва да разберете защо е имало значителна промяна в броя на доставките, използвани от килера. С обикновен инвентарен ресторант ще можете да:
- Определете значително увеличение или намаление на употребата на храна незабавно
- Увеличете поръчката, за да избегнете недостиг
- Намалете поръчката, за да избегнете излишък
д. Намаляване на хранителните отпадъци: Хранителните отпадъци влияят на успеха на ресторанта, както и на обществото като цяло. Само в Съединените щати само през 2010 г. бяха пропилени около 133 милиарда паунда храна. И въпреки строгите стратегии за борба с тази тенденция, оттогава цифрата остава сравнително застояла. Истината обаче все още остава, че колкото и да се стараете, все пак ще има някои консумативи, които ще се объркат, преди да можете да ги използвате. Но трябва да направите всичко възможно, за да намалите тази загуба за доброто състояние на вашия ресторант.
Първата стъпка за намаляване на отпадъците е идентифицирането на вашия процент отпадъци ... което не можете да направите без надежден инвентар. Средният процент на отпадъците е 3, 11 процента за ресторант с пълно обслужване. Ако извършите изчисленията си и откриете, че средната ви загуба е над 3, 11 процента, тогава губите ненужна храна и по този начин губите пари.
д. Бойна кражба: колкото искате да се доверите на служителите си, няма отрицание, че има голяма вероятност да наемете лошо яйце, което ще се опита да открадне от вас. Бизнесът в САЩ губи между 40 и 400 милиарда долара поради кражба на служители годишно. Тази кражба допринася за провала на 50% от всички бизнеси.
Като поддържате последователен опис и разследвате всякакви явни нередности, ще можете да съкратите и дори да уловите кражбите. Нищо не окуражава крадец, като да знае, че няма система на място, която да проверява постъпките му. Като бонус, видимо вземането и преглеждането на вашия инвентар може да бъде всички възпиращи служители, които не трябва да залепват нищо в чантите си преди края на смяната.
е. Предотвратяване на свръх поръчки: както споменахме по-рано, разхищаването е голям проблем за много ресторантьорски предприятия. Разрешено, не искате вашата задна стая да бъде празна. Но също така не искате съдържанието на задната ви стая да представлява непропорционално голям процент от капитала на вашия ресторант. Като извършвате редовни описи, ще можете да знаете колко хранителни стоки се нуждаете и като такива ще предотвратите прекаляването с поръчките.
Имайки това предвид, ясно е, че управлението на инвентара е много важно за успеха на ресторантьорския бизнес. Знаейки подходящото време за презареждане на определени артикули, колко такива артикула да закупите, колко да платите, кога да продадете и на каква цена може да стане труден избор, който да направите без точната информация.
Като се имат предвид значителните разходи и ползи, които са свързани с инвентаризациите, ресторантите прекарват много време в опит да разберат какво представлява оптималното ниво на инвентара, което трябва да се поддържа по всяко време, за да няма нито едно твърде много или твърде малко запаси в нито един момент на време.
Ето 50 най-добри съвети и трикове за управление на инвентара в ресторанта, които са гарантирани да помогнат на вашия бизнес.
50 най-добри съвети и трикове за управление на запасите в ресторанта за 2019 г.
- Започнете с критичните си елементи
Вашето меню е много важна част от вашия ресторантски бизнес и като такова е добра отправна точка за управлението на инвентара ви. Вероятно има няколко артикула, които са най-продаваните в менюто ви (особено тези с висока стойност, но с ниска цена), така че не можете да си позволите да погрешно управлявате инвентара, необходим за тези артикули. Трябва да имате най-строгия контрол върху критичните си елементи. Тези артикули трябва да бъдат инвентаризирани всяка смяна и най-малко всеки ден.
2. Създайте парчета за всеки артикул: В инвентара „номинална стойност“ е нивото, на което запасът се попълва. Настройката на номинала ви позволява да поддържате достатъчно инвентар под ръка, така че да не изчерпате необходимото. Много операции определят номинала на дневните нива на продажбите плюс времето за доставка, за да се гарантира, че бизнесът никога не е без тези основни елементи.
Само да знаеш колко имаш под ръка, няма никаква полза, освен ако не завържеш този номер в производството и продажбите си. Не забравяйте да добавите номинала в броя на ръка, за да знаете кога и колко да поръчате. Това също ще помогне да сте в крак с вашите търговски единици.
3. Внедрете процес за управление на инвентара в ресторанта: отделете време, за да внедрите процес и се придържайте към него! Определете най-доброто време да направите своя инвентар, който е свързан с вашия процес на поръчка и доставка. Не забравяйте да отделите време за извършване на инвентаризацията или да накарате мениджърите си да бъдат отговорни за попълването на инвентара. Не забравяйте, че колкото по-сложно и разнообразно е менюто ви, толкова по-важно е инвентаризацията да се попълва вярно.
4. Използвайте счетоводен софтуер за управление на запасите в ресторанта: въпреки че все още можете да разчитате с химикалка и хартия, все още е жизненоважно да го въведете в софтуер, който се свързва с вашите продажби. Бизнесът с ресторантьорството е станал твърде сложен и времевите изисквания са прекалено ограничени, за да се опита да следи инвентара с ръчен инструмент като писалка и хартия. Инвестирайте в добър софтуер и няма да съжалявате.
Настройте софтуерно базирана система за контрол на инвентара. Дори ако просто управлявате малък ресторант, ще имате поне няколко десетки артикули в инвентара, а по-големите операции лесно биха могли да имат няколкостотин. Истинското удобство на софтуерно базирана система за инвентаризация е функцията за автоматично изчисляване и със софтуера можете да зададете предварително поръчки, които да се задействат при определени нива на инвентара.
5. Проведете себе си и проверете място: веднага след като сте установили процес за управление на инвентара, не забравяйте да сте първият, който сам завърши процеса. След това, когато вашият екип е отговорен за провеждането на инвентаризация, проверете на място на интервали, които са ви най-удобни, независимо дали е веднъж месечно или веднъж на тримесечие. Не забравяйте, че вашият инвентар е вашите продажби, които все още не са прехвърлени през регистъра, така че не забравяйте да следите какво има в задната част на къщата.
Ако се управлява правилно, трябва да имате достатъчно достатъчно инвентар под ръка, за да можете да подготвите всичко от менюто, но не твърде много, че продуктите да започнат да се развалят. Това може също така да попречи на вас или вашите служители да не бъдете изкушени от онези „страхотни сделки“, които вашите доставчици работят - проверете инвентара си и употребата си, преди да закупите тази „сделка“.
6. Обучете персонала си за инвентаризация: Предаването на инвентара или софтуера на инвентара в ръцете на всеки служител и изпращането му обратно в склада е рецепта за бедствие. Управлението на запасите не може да бъде изцяло върху един човек - особено в корпоративни ресторанти или предприятия с множество места. Мениджърите и ръководителите на смяна трябва да предоставят подробни отчети за инвентаризацията всеки път, когато изчакат, и да предупреждават екипа за всички големи аварии или проблеми.
Тази отговорност попада и на вашите готвачи и домашния персонал, които трябва да правят бележки за разливане, грешки и гнила храна, когато се натъкнат на нея. Обучението на вашите служители да станат експерти по инвентаризация или специализирани математици може да е трудно, но е по-лесно, ако включите лесна за използване система за инвентаризация на вашите служители.
За да осигурите максимална последователност и надеждност на инвентара, ще трябва да разполагате с два до три специализирани потребители на инвентара във вашия екип. Изберете някои от най-детайлно ориентираните служители и ги „популяризирайте“ до статуса на потребителя на инвентара.
След като направите своя избор, отделете време да ги обучите на правилното управление на инвентара. Оттам изберете няколко избрани от своите собствени експерти, получаващи поръчки и складиране на склад, за да сте сигурни, че процесите, поставени на място, протичат както трябва.
След като добре обучената ви група е работеща, допълнително усъвършенствайте процеса. Разделете различни задължения, свързани с инвентара, на вашите ключови служители. Възложете на членовете на екипа да се справят със следните задачи, свързани с инвентара:
- Организирайте склада
- Получавайте поръчки
- Пребройте инвентара
- Правете търсене на цени
- Изчислете себестойността на продадените стоки
- Изпращайте финансови отчети
Чрез възлагането на тези задачи току-що създадохте свой собствен списък на хора с точки, които да задавате, когато имате нужда от въпрос относно инвентара.
7. Проследявайте продажбите си ежедневно: Дори да е просто ежедневен петминутен преглед, водещ до седмично дълбоко гмуркане на вашите данни, най-добрата практика е да следите продажбите на ресторанти всеки ден. Когато проверявате продажбите всеки ден, вместо седмично, двуседмично или месечно, вие сте в тон с незабавните промени в ресторанта си, така че можете да правите бързи и навременни корекции в планирането на инвентара на вашия ресторант и доставките на вашите доставки.
Например, ако имате сезонен артикул, който смятате да премахнете от менюто си, можете лесно да видите кога постепенно прекратява в очите на клиентите си всеки ден, вместо да го извадите от менюто си твърде рано или твърде рано.
Разбира се, проследяването на продажбите и анализът на данните може да бъде доста трудно, ако нямате подходяща технология. Вместо да изчислявате всичко на ръка от инвентарен лист или да свивате рамене и да гадаете по интуиция, уверете се, че имате достъп до данните направо от вашата система на продажба. По този начин можете да вземете варианти и да се опитате да разберете източника на загуба.
8. Направете някакъв инвентар „За всеки случай“: Вашият ресторант трябва да поддържа допълнително количество провизии, които обикновено вървят бързо. В случай на спешност можете да използвате тези допълнителни разпоредби за изпълнение на поръчки и удовлетворяване на клиентите. Просто не забравяйте редовно да изключвате този „инвентар“ за всеки случай, за да не се обърка към момента, в който се приближите до използването му.
9. Започнете от началото: Започнете от нулата и не надграждайте това, което вече е на земята. Независимо дали сте новият собственик, генерален мениджър или мениджър на кухня на ресторант, трябва да проверите инвентара си, за да знаете къде се намирате.
Извършете това първоначално броене, дори ако планирате да делегирате отговорност за контрола на инвентара. Няма заместител да виждате какво имате на рафтовете и в своя охладител като изходни знания за управление на ресторант и надзор на контрола върху инвентара.
10. Създайте фирмени политики за контрол на инвентара : Уверете се, че се водят точни записи на запасите и че поне една страна е специално отговорна за управлението на запасите. Днес много ресторанти провеждат инвентаризация ежедневно или дори почти в реално време и почти всички поне седмично.
11. Настройте вашата процедура за управление на инвентара, за да включите двама души, ако е възможно : Не само, че два комплекта очи правят по-малко вероятните, че нещо ще бъде пропуснато по време на преброяването на инвентара, също е добра обща мярка за безопасност и защита срещу загуби. Сдвояването намалява грешките и изкушението за манипулиране на резултатите или джобни стоки.
12. Проследявайте употребата си: Потвърдете очакваната употреба и проучете значителните разлики. Ресторантите могат да проследяват точните номера на всеки артикул от менюто, продавано всеки ден, и следователно също имат доста добра представа какви съставки се използват и как това трябва да се отрази в инвентара. Отклоненията в запасите обаче са част от ресторантьорския бизнес.
Понякога служител случайно съсипва голяма партида храна или се получава разваляне поради отмяна на банкет или друго очаквано търсене, което не се реализира. Значителните разлики от очакваната употреба обаче могат да представляват кражба и трябва да бъдат разследвани.
Ако управлявате инвентара за по-голям ресторант, помислете за система за контрол на инвентара с баркод или за радиочестотна идентификация. Тези системи допълнително автоматизират процеса на контрол на запасите и улесняват много по-лесно управлението да проследява използването и да проучва загубите.
13. Пригответе своята точка за продажба, за да проследите инвентара си: Първо, трябва да въведете всяка съставка, която влиза в храната ви. Може да продавате чийзбургери и млечни шейкове, но купувате говеждо месо, сирене, сладолед и мляко (между другото). Определете минимални нива на всяка съставка и ги свържете с доставчиците си.
Когато запасите намалеят, Точката за продажба може да ви предупреди за този факт и дори да генерира поръчка за покупка за попълване на доставките, готови да подпишете. Добавянето на всички елементи от менюто е на второ място, тъй като те ще се основават на рецепти, използващи вашите съставки. По този начин, вашата точка на продажба може да актуализира автоматично количеството на всички и всички съставки в каквото и да е хранене, което продавате.
14. Подгответе персонала си (или себе си) за процедурата по инвентаризация: Въпреки че всички трябва да бъдат запознати поне какви са процедурите и очакванията, трябва да гарантирате, че един или двама души са отговорни за това, както беше споменато по-рано.
За още по-добри резултати се уверете, че не сте вие двама души. Във всеки случай, който днес борави с инвентара, трябва да бъде и този, който го обработва утре и на следващия ден. Необходимостта от последователност се разпростира и върху персонала: с течение на времето задачата ще става по-бърза и гладка, ако всеки един и същ екип се справя с нея всеки път.
15. Направете равносметка на вашето обкръжение: Сега, когато всичко е готово да се брои на мястото на продажба, първо трябва да ги преброите. Няма значение дали сте броили предния ден. Тук започвате нов режим и е най-добре да започнете от нулата. Ще можете да извършите вземането на акции направо от вашата точка на продажба.
Пребройте всичко, което може да се преброи. Претеглете всичко, което трябва да бъде претеглено. Актуализирайте всички количества и запазете промените. Тогава и това е наистина важно, накарайте някой друг да го направи отново. Когато всичките ви номера са съгласни, тогава знаете, че сте готови.
16. Създайте график за ръчно вземане на запаси - и след това го следвайте: Идеята за ежедневно, ръчно вземане на запаси може да изглежда като загуба на време, ако имате точка на продажба автоматично да актуализирате инвентара при всяка продажба, но продажбите не Не казвам цялата картина с инвентара.
Течностите се разливат, листните зелени изсъхват, месото може да се развали, а ястията могат да бъдат изпращани обратно от клиентите. Важно е да проверите съставките и да проверите дали реалността отговаря на очакването. Когато се придържате към графика си, ще имате седмици, после месеци, а след това и години данни, които да върнете назад и да анализирате.
17 . Що се отнася до извършването на ръчните запаси, е нетрайните артикули трябва да се проверяват ежедневно за качество, така че можете да ги преброите, докато сте там. Непропускливите артикули трябва да се броят веднъж или два пъти седмично, в зависимост от това колко бързо преминавате през него. Винаги трябва да правите това, когато сте затворени и за предпочитане преди да отворите.
Важното е да се придържате към графика, сякаш бизнесът ви зависи от него. Не можете да го отложите и не е така, сякаш можете да го направите два пъти на следващия ден, за да компенсирате. Колкото повече снабдявате Вашата точка на продажба с редовни, надеждни данни, толкова по-добре ще разберете вашите покупки и използване.
18. Запишете отпадъците (и защо се случват): както споменахме по-рано, отпадъците могат и ще се случват от време на време, независимо колко добре се опитвате да го съкратите. Въпреки това, всеки път, когато храната се приспада от вашия инвентар, трябва да знаете причината. През повечето време тази причина се намира в отчетите за продажбите. Но когато храната не се продава и все още се сваля от рафта? Трябва да знаете и това.
Докато правите вашите ръчни запаси, не просто хвърляйте изтеклите съставки и не актуализирайте инвентара си. Запишете отпадъците и добавете причината. Същото трябва да се направи, когато нещо се разлее или клиент изпрати нещо обратно. Страхотното проследяване на инвентара не е само да знаете какво имате под ръка. Когато знаете какво сте пропиляли, можете да поставите знаци за долар към тези загуби и да осмислите въздействието. Когато знаете защо сте пропиляли, можете да предприемете мерки, за да предотвратите това да се повтори.
19. Уверете се, че инвентаризацията е актуална, преди да предприемете доставки: Всеки път, когато знаете, че ще извършвате доставки, уверете се, че започвате от току-що проверен брой. Това предотвратява възможността за объркване при добавяне на нови наличности с това, което вече е на рафтовете.
20. Създаване на секции: Секцията ви ли е разделена? Имате ли място за тестени изделия, зеленчуци, плодове и подправки? Ако преплитате своите продукти и сухи стоки, управлението на запасите ще бъде малко по-трудно.
Разделянето на вашето пространство за съхранение не само прави инвентара по-малко тромав, но също така улеснява инструктирането на персонала да вземе нещо от склада. Вместо да изпращате служителите си на лов на чистач, ясно дефинираната секция за всеки артикул прави лесен за извличане на артикули.
21. Групирайте заедно предметите: Броят на кутиите с чаши е по-лесен от броенето на рафтове или отделни чаши, нали? Но за заетия работник, който се нуждае от чаша сок от 16 унции (и който не мисли за проверката на инвентара, която ще се появи по-късно през седмицата), отварянето на нова кутия вместо търсене на вече отворена изглежда като най-бързата опция. Напомнете на служителите, че използването на отворени пакети първо е от съществено значение за по-бързия процес на инвентаризация. И не забравяйте да им кажете, че в крайна сметка и работата им става по-лесна.
Вероятно ще се окажете с две отворени кутии от време на време, но ако вашите служители разберат важността на процеса, те ще помислят два пъти, преди да се впуснат в нова кутия.
22. Направете навик: Процесът стъпка по стъпка увеличава надеждността на инвентара и подобрява съгласуваността между различните участници в инвентара. Вашият процес трябва да опише подробно къде трябва да започне и да спре вземането на инвентара. И това, което работи за един ресторант, няма да работи за всички. Решете кой стил смятате за най-подходящ. Опциите, които можете да използвате, включват:
- Да работите по посока на часовниковата стрелка и да се движите из стаята, като започнете с вратата като 12 часа
- Преброяване отпред на гърба и отгоре надолу
- Първо преброяване на охладителя и след това преминаване към сухото хранилище
Ще разберете, че ако разработите система, работата ви ще бъде по-лесна за изпълнение. След като свалите процеса си, ще можете да видите с един поглед колко далеч през процеса на инвентаризация са вашите служители само като стъпвате в пространството за съхранение.
23. Подстрекайте: Вече правите всичко по-горе и инвентарят ви е все още съмнително точен в най-добрия случай? Уморихте се да се скарате от индивида, който е сгрешил или погрешно? Ако не сте, вероятно той или тя. Вместо това опитайте да използвате положително подсилване. Наградете най-надеждните и последователни участници в инвентара.
Стимулът не винаги трябва да бъде в долари и центове, дайте на своя инвентар на остър изглеждащ нов униформен риза или наградете служителите с час почивка с заплата. Вероятно ще видите усилване на ентусиазма, както и надеждността на инвентара.
24. Не пренебрегвайте неизползвания инвентар: Вашият склад и килер трябва да бъдат динамични места. Когато не са, неизползваният инвентар не работи ... заема място ... струва ви пари. Така че каквото и да правите, не го игнорирайте. Вземането на инвентар ви дава сериозно предимство - възможността действително да направите нещо с предмети, от които имате твърде много.
Кажете, че поръчвате 2 торби със сол на седмица като часовник. Вместо сляпо да направите поръчката само за да се натрупа в склада, погледнете инвентара си, коригирайте поръчката си и се закачете за повече от вашите пари. Когато разпознаете излишък от доставка, изрежете този артикул от следващата си поръчка ... и го дръжте нарязан, докато не изгорите през по-голямата част от задните си запаси.
25. Не допускайте хранителни отпадъци: Случва се разхищаването на храна. Но едно от основните предимства на вземането на инвентар е, че можете да видите колко губите. След това имате шанс да ограничите отпадъците в ресторанта си. Упълномощавайте служителите си да включват излишни съставки в ежедневните специални предложения. Те могат да играят активна роля в предотвратяването на хранителни отпадъци, свързани с прекалената поръчка, като продават специални продукти. Ако сте се сблъскали с допълнителен случай на жабешки крака, сънувайте жабешки крак, съдържащ предястие, за да предложите на вечерята си.
Вместо да отпечатвате специални менюта, накарайте сървърите си да представят устно специалните за гладни покровители. Вие не само ще използвате добре изгубената храна по друг начин ... Освен това ще напомните на служителите си колко струва ресторантът да загуби от прекалената поръчка.
26. Не преценявайте количествата: много време хората, които смятат, че са „опитни“, просто завършват да правят прогнози, вместо всъщност да правят преброяване. Например, те могат да кажат „изглежда като около 3 дузини яйца“, без всъщност да отварят картонените опаковки.
Това е напълно неприемливо. Приблизителният опис не е от полза за мениджър и за ресторанта като цяло. Ако използвате електронна таблица в Excel или метод за ръчно броене на хартия ... всъщност трябва да броите всеки елемент всеки път.
Ако имате най-правилната технология от ваша страна, можете по-уверено да се ангажирате с изчислени догадки, да сведете до минимум възможността за отстъпки и все пак да имате необходимите финансови номера.
27. Не пропускайте да разследвате кражбите: въпреки че може да не сте Шерлок Холмс, ако инвентарът ви предполага, че служител (или може би двама) краде, трябва да предприемете действия. Нещастният факт е, че 43% от загубите на дребно (включително индустрията на хранителните услуги) се дължат на кражби на служители.
И шокиращо, 75% от всички служители съобщават, че са били откраднати от работодател в определен момент. И така, как да разберете дали служител краде? Внимавайте за разлика между цената на продадените стоки и количествата, които сте в ръка. Ако има разлика, това не означава непременно, че някой краде ... вашите готвачи може просто да са прекалено тежки с дадена съставка.
Но това трябва да предизвика допълнително разследване ... това хранителни отпадъци ли е или е кражба? Разбира се, ако предметите, които продължават да изчезват, са най-добрите ви бутилки вино или дори най-добрите ви разфасовки на месо, вероятно имате случай на кражба на служители.
Факт е ... дори най-добрият служител не е имунизиран от изкушенията. Ако сте обучили служителите си за важността на инвентара, може да видите допълнително предимство: да покажете на служителите си, че поддържането на точен инвентар е добър начин да запазят работните си места.
28. Вземете персонал, който да управлява инвентаризация: знаете колко важен е вашият инвентар ... но знаят ли вашите служители? Ако вашите служители не разбират колко изключително критичен е запасът на здравето на вашия ресторант, той може да не посвети много усилия, за да се увери, че са го направили правилно.
Отделете време, за да обучите официално служителите си относно важността и практиката на инвентара. Вашите служители трябва да знаят, че наличието на точни цифри може да подобри крайния резултат. И това пряко се отразява на успеха на ресторанта и сигурността на тяхната работа.
29. Регистрирайте го редовно: Кога правите инвентар? Ако отговорът ви е по време на престой, тогава това не е достатъчно добро. За да сте сигурни, че инвентаризацията действително се случва, планирайте последователно време, за да го вземате всяка седмица. Поддържането на редовно зададен график подобрява надеждността на вашите цифри за брой. Тъй като приемате го в един и същ момент от седмицата всяка седмица, трябва да видите съответствие между фигурите. График на инвентара за тихото време между обяд и вечеря, за да направи процеса възможно най-безболезнен.
30. Завършете предварителната доставка на инвентара и след голяма доставка : ако складът ви изглежда неорганизиран, далеч не сте сами. Дори ако имате място за всичко и всичко е на мястото си ... денят на доставка ще бъде забързан. Ако получите доставките си в четвъртък, направете инвентаризация на задача в сряда. Потребителите на инвентара ще оценят този обмислен жест.
31. Извършвайте проверки на място : Не можете да броите всеки елемент всеки ден. Но можете да изберете няколко, за да наблюдавате от време на време. Изберете 4 особено скъпи артикула всяка седмица ... или няколко предмета, за които постоянно ви се струва, че нисък ... и описвайте тези продукти ежедневно в продължение на седмица. Проверките на място са особено полезни в ситуации, когато вече подозирате, че някои елементи липсват
Информацията, която събирате, ще ви даде по-добра представа кога липсващите вещи може да са излезли от кухнята. Когато извършвате проверки на място, трябва да се опитате да бъдете непредсказуеми, така че персоналът да не може да отгатне конкретната група артикули, за които ще се опитате да направите опис.
32. Заключете го : Отнасяйте се към инвентара си, както правите парите си. Защото всъщност представлява долари и стотинки. Пазете надеждността на инвентара си, като го държите заключен. С вашия инвентар на защитено място можете да бъдете сигурни, че той не е подправен и че вашите фигури са също толкова надеждни, колкото и в деня, в който сте ги получили.
Какво държите под ключ? Предмети, които ви вълнуват най-много. Ако вашият персонал ви види как предприемате стъпки, за да гарантирате сигурността на инвентара си, те ще знаят колко ви е грижа за него ... което може да ги вдъхнови да се грижат малко повече.
33. Не купувайте твърде много : Един от най-лесните начини да поддържате ресторанта си финансово подходящ е да ограничите инвентара си. Но колко е достатъчно? Този въпрос мъчи ресторантьорите от години. Не искате да обвържете всичките си пари в запасите или да рискувате да загубите много пари поради разваляне. Но също така не искате да изчерпвате най-популярните си продукти или най-цените протеини. Препоръчително е да запазите инвентара си на 1, 5 пъти повече от седмичните си разходи за продадени стоки.
34. Автоматизирайте инвентара си: Няма начин да го заобиколите ... трябва да автоматизирате процеса на инвентаризация. Нямате време за листове за проследяване на хартия или ръчни електронни таблици ... особено когато през последните 5 години се създават лесни за използване, достъпни приложения за ресторанти.
Разбира се, има много начини, по които можете да направите инвентаризация. Но има няколко универсални истини, които трябва да вземете предвид, когато решавате кой метод е най-добър. Електронните таблици далеч не са добри в тази модерна епоха. Наистина няма друг начин да го кажа.
От досадно ръчно въвеждане до отнемане на много време формули, методите за инвентаризация, базирани на електронни таблици, са пълни със задачи, за които просто нямате време. Приложенията ще направят живота ви много по-лесен и има финансова полза. Чрез автоматизиране на вземането на инвентара ви можете да го направите по-бързо ... можете да го направите по-точно ... и можете да направите задачата достатъчно проста, че всеки може да я направи.
Направи себе си и своя бизнес солидна услуга, използвай приложение или специално разработен софтуер, за да вземеш инвентара си. Спестяването на време, простотата, лекотата на изтегляне на отчети ... всички тези функции ще ви накара да се чудите защо сте чакали толкова дълго. Съвременният ресторантьор не трябва да го прави сам, когато става дума за инвентаризация. Можете да увеличите ефективността и точността на инвентара си, като поставите правилния процес и технология за работа.
35. Разработете система и обучете целия си персонал : За да сте сигурни, че ресторантският процес става вечнозелен във вашата работа, обучете целия си персонал за него. Да, малко вероятно е да се нуждаете от целия си персонал за всяка проверка на инвентара, но идеята е, че ако е необходимо, всеки може да скочи да помогне. Конкретните артикули за инвентара ще варират от ресторант до ресторант, но обучете персонала си по тези универсални условия за управление на инвентара:
- Седалищен инвентар : Това е количеството продукт (или на стойност долари), което в момента разполагате с фирмата. Независимо от увеличенията, които използвате, независимо дали те са мерки или суми в долара, гарантирайте, че сте последователни навсякъде.
- Изчерпване : Това е количеството продукт (или долара), което сте използвали в рамките на определен период от време. Задайте вашите прозорци на дневни, седмични или месечни увеличения и изчислете, като използвате данните за продажбите от вашата точка на продажба (POS).
- Употреба : Това е количеството седящ инвентар (или на стойност долари), разделено на средното изчерпване, в рамките на зададен прозорец. Така че, ако имате 4 галона сос в седящия си инвентар и степента на изчерпване е галон седмично, използването на соса е 4 седмици.
- Вариант : По същество това е разликата между теоретичното ви използване (обикновено „изчислено“ от вашата ПОС) и реалното ви използване. Така че, ако запишете потребление на говеждо месо от 100 долара за седмица и вашият POS “прогнозира” 90 долара, вашата вариация е 90 долара (теоретично) - 100 долара (действително) = - 10 долара или -10%.
- Yield : This is the percentage of a product that's actually being accounted for in sales vs the theoretical amount that the POS says should have been used. Calculate Yield by taking your theoretical usage and dividing by the actual. In the last example: The theoretical usage is $90 and actual usage $100 or $90(theoretical) / $100(actual) = $0.90 or 90%
36. Manage Inventory regularly and consistently: Taking inventory isn't a chore, so don't treat is like one! The data you collect from your inventory management efforts will determine your menu and ultimately, your entire restaurant's future strategy. In all you do: be proactive, regular and don't wait till you've almost run out of something to respond.
Always take your inventory around the same time of day and around the same time of the week. If you don't, slight inconsistencies will throw it off between sessions. If you go one month taking inventory in the morning, then the next take it in the evening, you'll find inconsistencies in data. Performing inventory at the same time week after week ensures your data is as accurate and reliable as possible.
37. Enact a First in First out (FIFO) Mentality: FIFO stands for “first in first out.” It makes no sense to use new items to cook when there is still some left over batch. FIFO suggests that you use the older food in your inventory first, ensuring nothing goes bad.
These four letters make up the gold standard for all restaurant inventory management and ensure you're economizing on your sitting inventory. To employ an effective FIFO strategy, label all your food with the date you received it and the date it expires. Use those foods that will expire soonest before the other foods and keep vigilance over what's about to run out.
38. Take inventory after the restaurant has closed, or before it opens: You cannot take accurate inventory while goods are being sold. Whatever time you pick, stick with it. If you always take inventory on Tuesdays, but sometimes you do it at night and sometimes in the morning, there will be fluctuations in week to week results.
39. Clean out and organize your stock areas before taking inventory: Throw out items that have expired, move similar items to the same shelf and in general, tidy up.
- If you use scales to weigh inventory and measure portions, calibrate them weekly.
- Standardize what your unit cost is. The price of many items (like ground beef) changes week to week. Use the latest price paid as the standard. It is the easiest to find and remember
40. Raw Material Management: Managing the inventory smartly is essential to avoid wastage. Use these points to make sure that your stock is efficiently used.
- Try to adopt minimal stocking approach for your restaurant inventory, especially in the case of the perishables.
- Also, ordering only when required helps avoid wastage.
41. Recipe Management and Costing : Standardization and Management of Recipe are essential for proper inventory management as it helps in curbing food costs. In a standard recipe, the quantity of each ingredient to be used is specified; therefore the inventory management system can easily judge the number of days the remaining stock will last. Random use of ingredients leads to an imbalance in the stock and causes the stock to dry up before time.
Feed in your recipes in the POS software to assess the usage of raw materials with respect to sales. This leads to a lower pilferage in the restaurant. For bigger chains, it helps to guarantee the taste of the dishes as the recipes will be same across the outlets. You can also get an estimate of how much preparing a dish would cost you by the help of recipe costing feature.
You just have to feed in the recipe along with the portion of each ingredient, and the restaurant inventory management system gives you the food cost for that dish. This further helps you decide the selling price of that product. Ideally, the food cost should be 30% of the menu price or selling price.
42. Shelf Life Management : Shelf life management is an integral part of inventory management for restaurants. Each item in the inventory has a specified shelf life. Some items like rice can last for years, while some, like vegetables, can spoil very quickly.
Therefore, managing the shelf life of perishables is essential. For each of the items in the inventory, you can specify for how long they can be preserved and subsequently used, before getting spoiled. If due to slow sales or some other reason, the items were not used during that period, you will be notified that they have spoiled and should not be used for preparing dishes.
43. Reporting and Analytics : Reporting and analytics is yet another important feature of restaurant inventory management that helps in restaurant operations. The sales reports and the raw material usage helps forecast and create future plans. Profit and loss reports are generated depending on the stock sale and consumption. This feature further helps you to;
- Analyze inventory trends – You can analyze the inventory trends to make informed decisions such as deciding the menu. Detailed reports based on the consumption of each stock gives insights on which ingredient is the most popular, and needs to be utilized more in the recipes.
- Следете запасите и поддържайте точността - Точният списък на наличните консумативи ви помага да следите ежедневната и седмичната употреба
- Прецизирайте прогнозата си. Точното прогнозиране е жизненоважно. Вашите прогнозни изчисления на продажбите трябва да се основават на фактори като исторически данни за продажбите
44. Използвайте облачен софтуер за управление на инвентара : Потърсете софтуер с анализа на продажбите в реално време. Потърсете софтуер, който се свързва директно с вашата точка на продажба, така че нивата на вашите запаси се настройват автоматично всеки път, когато извършвате продажба. Получавайте ежедневни имейл съобщения за предупреждение, така че винаги да знаете кои артикули са ниски или няма на склад, за да можете да поръчате повече във времето.
45. Свързване на контрола на качеството с управлението на запасите: Служителите трябва да бъдат снабдени с контролни списъци и / или изчислителни системи, които могат да им помогнат да следват правилни процедури при проверка на стоките, които получават. Всички стоки трябва да бъдат изследвани за признаци на повреда, включително течове, разкъсвания или счупени уплътнения; несъответствия в описанията - цветовете, стиловете и размерите на продуктите трябва да са идентични с поръчките за покупка; и цени и условия за продажба. Ако качеството на продукта е по-ниско от договореното, артикулът трябва да бъде върнат на доставчика. Тази мярка също избягва ненужно увеличаване на нивата на запасите.
46. Прегледайте запасите си за безопасност: понякога мениджърите на ресторанти могат да се чудят по отношение на количеството запаси, което килера им не трябва да пада под. Простият отговор е нула. Запасите от безопасност са полезни само ако се използват. Целият смисъл на запасите е да се предпазва от очакваните промени в търсенето и предлагането.
Ако никога не използвате безопасния си запас, имате твърде много. Средно трябва да бъдете под нивото на запасите половината от времето, когато е налично попълване, и над него - другата половина. Ако това не е така, трябва да преразгледате кои продукти съхранявате на всяко място, за да извлечете максимума от вашия долар за инвентара.
47. Планирайте своето пространство за съхранение: Всеки инч от килера трябва да бъде планиран, за да увеличите максимално пространството за съхранение. Това е една от най-добрите практики за управление на запасите, която може да се приложи без много разходи. Пространството трябва да бъде организирано по такъв начин, че да позволява бързо и гладко пренасяне на стоки. Трябва да има и достатъчно пространство, в което хората да се движат.
Накрая трябва да сте обсебени от вашите данни. Ако следвате всички тези стъпки, ще установите, че сте се справили с бизнеса си, както никога досега. Ще можете да сравните използването си с прогнозираното и съответно да направите корекции в покупката си.
Ще знаете какво идва, какво излиза, какво е пропиляно, кой го е пропил - списъкът продължава. Когато обсебвате данните си в реално време, ще имате по-добра представа за това как работи вашият бизнес, за това какво ви струва и за начините да спестите пари.
Всъщност цялото упражнение за инвентаризация като цяло ви доближава до вашия бизнес. Потокът от инвентара от вратата за доставка отзад до стомаха на клиентите ви ще се превърне в ясна картина и вие ще бъдете въоръжени с данните, за да го запазите по този начин. Наличието на добър софтуер помага, но трябва да се ангажирате да го направите. Храната във вашата кухня е приходи, които чакат да се случат, но това е и разход, който вече сте платили. Не го пренебрегвайте.