Секретар заема много мощна позиция във всяка организация. Когато човек влезе във вашата компания за първи път, първият човек, който най-вероятно ще види, е вашият секретар или рецепционист и начинът, по който се отнася с тях, ще измине дълъг път в създаването на впечатление за вашата компания върху съзнанието на посетителите.

Следователно не е погрешно да се твърди, че секретари / рецепционисти са създатели на имидж на вашата компания. Те трябва да знаят как да се обличат добре, да говорят добре и дори да говорят добре; те също трябва да са хора, които могат да пазят поверителна информация и могат да бъдат точни по време на работа всеки ден. Някои от нещата, на които трябва да се обърнете внимание при интервю за секретарка или служителка на рецепцията, включват:

6 фактора, на които трябва да се внимава при интервю с секретар / рецепционист

Ниво на опит -: Трябва да разберете колко много кандидатът знае за рецепционист / секретар и дали преди това е заемал подобна длъжност или не.
Умения -: Друго, на което трябва да се обърне внимание, са уменията на кандидата, като умения за комуникация и писане.
Възможност за работа с висшестоящи -: рецепционистите / секретарите ще имат предимно старши работници, с които се очаква да работят. Бихте искали да знаете дали този човек може да работи добре с началниците си.
Интер-офис комуникационни умения -: Вие също бихте искали да определите дали този човек е в състояние да се справи с различните личности, с които е вероятно да се среща всеки ден.
Точност - Всеки друг човек може да играе на работа, но не на рецепционист. Позицията, която тя заема, е толкова важна, че тя трябва да бъде постоянно на работа и трябва да разберете дали този човек е способен да се ангажира с това.
Мултиприемни умения:: Натовареността на секретар обикновено е тежка. Тя трябва да пише, да отговаря на обаждания, да приема гости и да прави много неща едновременно. Способността за много задачи е много важно умение, което всеки секретар трябва да притежава.

Как да се подготвим за интервю за секретар / рецепционист

Изберете място за интервюто . Местоположението трябва да е на тихо място с по-малко разсейване.
Вземете решение относно времето за интервю . Колко дълго ще продължи интервюто
Изберете панела за интервю . Ако имате мениджър на персонал, той трябва да бъде в панела за интервю. Трябва също така да включите някои от хората, с които рецепционистът би работил в организацията.
Разпечатайте копие от автобиографията на всеки кандидат и го предайте на членовете на панела за интервю, така че те да научат някои неща за кандидата и да знаят някои от въпросите, които да зададат преди интервюто.
Подгответе въпросите си преди и решете кой ще зададе всеки от въпросите.

Някои от въпросите, които трябва да зададете по време на интервюто включват:

35 Възможни въпроси, които можете да зададете на бъдещите секретари / рецепционисти

Имате ли опит с поддръжката на календара и планирането на срещи? Ако да, как да насрочите среща?
Кои са нещата, за които трябва да се внимава при насрочване на среща?
С какъв софтуер за управление на календари сте запознати?
Какво е поверителна информация?
Ако информацията / файла е маркирана поверително, как бихте се справили с нея?
Кажете ми какво знаете за файловите системи.
Как поддържате записи?
Как бихте се справили с картотеката?
Какво е официално и неформално писмо?
Какво бихте включили в официално писмо, което не бихте си направили труда да имате неофициално?
Имате ли мостри на официални писма, които сте писали в миналото?
Какви са различните видове системи за бизнес комуникация?
Кой софтуер или приложение използвате, за да гарантирате, че пишете правилно?
Дайте на секретаря писмо с някои грешки и я помолете да редактира писмото след няколко минути.
С какви предизвикателства се сблъсквате, когато се опитвате да осигурите писмена комуникация?
Какви стъпки предприемате, за да гарантирате лесното намиране на файлове, особено в отсъствието ви?
Защо искате да напуснете текущата си работа?
Какви предложения или съвети за подобряване имате за нас въз основа на нашите текущи секретарски процедури?
Ако сте имали няколко приоритета, които се нуждаят от работа едновременно, как да изберете кой да се справи първо?
Опишете многозадачност?
Мислите ли, че сте в състояние да мултизадачите?
Ами ако разберете, че натоварването ви е малко прекалено тежко, какво бихте направили?
Как бихте се справили със строги срокове?
Разкажи ми за време, в което трябваше да се справиш с много строг срок в рамките на недостатъчно време.
С какъв компютърен софтуер и приложения сте запознати много?
Каква е скоростта ви на писане?
На заседание на ръководството какви са нещата, които се очаква да направи секретар?
Как се справяте с трудни хора по телефона?
Посетител или клиент някога ли е бил груб с вас? Ако е така, как се почувствахте и как се справихте?
Как се справяте с ядосаните клиенти?
Вие сте много бърз работник или обичате да отделяте време, за да не правите грешки вместо това?
Какво е корекция?
Какви са нещата, на които трябва да внимавате, когато се четете?
Обичате ли да работите с други хора или предпочитате да работите сами?
Каква е най-малката сума, която можете да вземете, ако ви бъде предложена тази работа?

Това са основните въпроси, които трябва да зададете на кандидатите, интервюиращи за длъжност секретар / рецепционист. Можете също така да обмислите да продължите напред, като дадете на кандидата някои практически задачи за изпълнение като писане на писмо или отговор на телефонно обаждане.

Трябва също да наблюдавате начина, по който кандидатът се облича и компрометира; Предполага се, че секретарите са добре облечени, учтиви и да имат добро поведение по всяко време. Тъй като лицето също ще обработва много поверителна информация, може да искате да погледнете на фона на кандидата и да поискате справки, за да можете да бъдете в безопасност.