Прекарали сте време да създадете нещо, което изглежда като перфектния план за непрекъснатост на бизнеса. Вие дори сте обучили всички заинтересовани страни и сте се уверили, че всички ключови служители знаят точно какво да правят във всеки момент. Но как можете да сте сигурни, че имате солиден план ?
Наистина не можете да разберете, освен ако не сте изпробвали плана си за непрекъснатост на бизнеса, за да ви представим как би изглеждала реалната житейска ситуация. Но тъй като никой собственик на бизнес не се изчаква да чака бедствие, за да може да тества своя план за непрекъснатост на бизнеса, има нужда да измисли творчески начини за тестване на плана. Преди да обсъдим някои от стратегиите за тестване, които можете да използвате, важно е да помислите как да планирате успешни тестове за план за непрекъснатост на бизнеса.
Първо, трябва да решите целите си за теста. Какво точно възнамерявате да постигнете? И как бихте измерили представленията? Какви резултати очаквате ? Трябва да отговорите на тези важни въпроси, за да можете да създадете солидни упражнения, за да тествате плана си за непрекъснатост на бизнеса.
Освен това помага да се събере тестов дизайнерски екип за вашия план за непрекъснатост на бизнеса. Този екип ще бъде отговорен за разглеждането на основните области на бизнеса, които биха могли да бъдат засегнати от аварийна катастрофа, и след това да разработи както експериментални, така и теоретични задачи, за да помогне за провеждането на тестове за план за непрекъснатост на бизнеса. Ето някои креативни и интелигентни начини да тествате плана си за непрекъснатост на бизнеса.
Как да тествате плана си за непрекъснатост на бизнеса
а. Дискусия на кръгла маса
Това би могло да стане, като се наложи ключови служители или реагиращи да седнат да говорят за потенциални сценарии на бедствия и как те да бъдат решени. Това е интелигентен начин да се установи, че всеки служител или реагиращ знае точно каква е ролята им в възстановяването при бедствия и че те наистина са способни да се справят с тази роля.
Може да продължите да обучавате някого да отговаря на години и все пак да бъдете изненадани, когато бедствието в крайна сметка се случи - защото човекът се представя недостатъчно. За да се избегнат подобни ситуации, най-добре е да се установи, че всички разбират какво се изисква от тях чрез словесна демонстрация как биха реагирали при критични ситуации при бедствия и как биха се справили с ролята си в плана за непрекъснатост на бизнеса.
б. Тествайте някои променливи
Когато се случи бедствие, то най-вече започва като ситуация, която засяга малка част от организацията, която след това се разпространява и засяга цялата организация. Например, малко нарушение на компютъра може да се окаже огромно бедствие за организацията, ако не бъде проверено навреме.
Ето защо, ако искате да тествате плана си за непрекъснатост на бизнеса, можете да създадете малка тестова ситуация, като осакатяване на достъпа до интернет на компанията или умишлено нарушаване на потока от работа, а след това да наблюдавате как служителите биха реагирали на него. Също така не трябва да забравяте да сравните отговорите им с това, което е подробно описано в плана за непрекъснатост на бизнеса, за да сте сигурни, че те наистина разбират своите роли и са действали съответно.
° С. Създайте дискомфорт
Друга стратегия, която работи добре, е да се въведе ситуация на дискомфорт. Ако има нещо, с което служителите ви са толкова свикнали да работят, опитайте се да елиминирате това нещо за няколко дни и вижте как биха се справили без него.
Например, можете да направите доставките на микробуси „недостъпни“ за няколко дни и да видите как те ще гарантират, че клиентите все още са доволни и доставени. Идеята зад това е да наблюдавате как вашите служители биха могли да реагират и да управляват ситуация с ограничени ресурси.
д. Аварийни тренировки
Това може да се използва за тестване на плана за непрекъснатост на бизнеса, както и за отговора на вашия служител на аварийни и безопасни проблеми. При бедствие първото упражнение е евакуация. Следователно, трябва да сте сигурни, че вашите служители и реагиращите напълно разбират процедурата за евакуация. Трябва да гарантирате, че правите това поне веднъж в годината.
д. Семинари и обучения
Редовните семинари и обучения с практически упражнения в края на деня могат да помогнат за увеличаване на знанията на вашите служители за планиране на непрекъснатостта на бизнеса. В допълнение, практическите тестове и задачи в края на такива обучения също могат да изминат дълъг път за подпомагане на проверката на техните знания.
е. Редовни прегледи
Освен това помага да се извършват редовни прегледи на вашия план за непрекъснатост на бизнеса. Можете да наемете експерти за планиране на непрекъснатостта на бизнеса, които да ви помогнат да оцените плана си, както и готовността на вашата компания за бедствия. Тези специалисти ще преразгледат плана ви и ще дадат професионални съвети за това какво трябва да включите или премахнете от плана за непрекъснатост на бизнеса си, за да го направите по-добър.
Как да приложим план за непрекъснатост на бизнеса
Въпреки че се нуждаете от умерена доза оптимизъм, за да започнете и стартирате бизнеса си, винаги трябва да имате предвид, че във всеки момент бизнесът ви може да се сблъска с тежки предизвикателства. Бедствието е едно от тези предизвикателства.
Въпреки че бедствията са непредвидени, трябва да подготвите бизнеса си за тях, за да може той да продължи дори и пред тези бедствия. Не е необходимо голямо бедствие, за да нарушите ежедневната дейност на вашия бизнес. Дори обикновена катастрофа като прекъсване на електрозахранването или атака от страна на киберпрестъпници може да причини огромни щети на вашия бизнес, пускайки големи бедствия като тежки наводнения и урагани.
Планът за непрекъснатост на бизнеса е координирана стратегия, включваща планове и процедури, която гарантира на клиентите, че бизнесът има възможност непрекъснато да отговаря на техните нужди след непланирано прекъсване на бизнеса. В него се описва подробно как вашият бизнес ще продължи дейността си, след като е засегнат от всякаква форма на бедствие. Наличието на място означава да организирате как ще продължите да доставяте своите продукти или услуги ( които са най-важни за бизнес операциите ) и да идентифицирате ресурсите, които са ви необходими за поддържане на непрекъснатостта на вашия бизнес.
Имането на план за непрекъснатост на бизнеса е много важно. Обаче прилагането му по правилния начин - и в точното време - е още по-важно. Няма да постигнете целите си за планиране на непрекъснатост на бизнеса, ако планът ви е слабо изпълнен.
Видовете бедствия, които вашият бизнес вероятно ще срещне, ще определят кои действия трябва да предприемете, за да осигурите непрекъснатостта на бизнеса при подобни бедствия. Например, ако има огнище на пожар или друго бедствие, което представлява опасност за сградата на вашата компания, един от най-важните ви планове трябва да бъде евакуирането на вашите служители в определените зони за срещи другаде. Ако обаче има екологична или метеорологична катастрофа, евакуирането на сградата на вашата компания може да изложи на служителите ви по-голям риск от вреда. Затова е важно да предприемете правилни стъпки, когато се опитвате да осигурите непрекъснатост на бизнеса.
Изпълнението на план за непрекъснатост на бизнеса трябва да бъде лесна задача, при условие че сте положили всички необходими усилия за създаването на плана на първо място. А стъпката, която ще предприемете по време на внедряването, зависи от бедствията, за които подготвяте бизнеса си. Ето типичните стъпки, които трябва да следвате, когато прилагате план за непрекъснатост на бизнеса:
Стъпка 1: Проверете плановете за непрекъснатост на бизнеса си, за да знаете плановете си за евакуация за типа бедствие. Първата ви основна цел е да гарантирате, че всички - особено вашите служители, са извън безопасността. Загубата на служител, за да се стигне до бедствия, може да осакати вашия бизнес, в зависимост от това колко важен е служителят за вашия бизнес. След като стигнете до определените пунктове за среща за евакуация, извършете брой на служителите си, за да се уверите, че всички присъстват и са добре. Ако някой от служителите е засегнат от бедствието, започнете да полагате усилия, за да им помогнете да се възстановят възможно най-скоро.
Стъпка 2: Оценете степента на щетите, причинени от бедствието. Загубихте ли инвентара си? Загубихте ли някаква жизненоважна информация за клиента и продукта? Дали бедствието причини значителни щети на вашия център за данни? Загубихте ли някои важни активи на бизнеса си ? Отговорите ви ще определят какви стъпки да предприемете за постигане на пълно възстановяване на изгубените субекти.
Стъпка 3: Свържете се с трети страни, които могат да бъдат от помощ. Свържете се с вашите доставчици и клиенти, за да ги информирате за развитието и да поискате тяхната поддръжка, докато се опитвате да развиете бизнеса си отново. Освен това, свържете се със своята застрахователна компания, за да започнете да правите ходове за рекламация.
Стъпка 4: Свикайте събрание на вашите служители, ръководители и акционери. На срещата трябва да ги уведомите за продължителността на времето, което може да ви отнеме, и да подчертаете различните стратегии за възстановяване във вашия план за непрекъснатост.
Стъпка 5: Започнете възстановяването на стоки или услуги, които са необходими за възобновяване на бизнес операциите до функционално ниво, дори ако сградата на вашата компания все още се обновява. Ако някой от вашите служители може да комуникира за момента, тогава разрешете това, тъй като целта ви е да върнете бизнеса си на крака възможно най-скоро.
Стъпка 6: Проверете застрахователното си покритие и определете какви повредени активи ( като хардуер / софтуер и инфраструктура трябва да бъдат заменени . Съставете пълен списък на тези активи и анализирайте как ще ги замените. Изпратете списъка и на застрахователната компания като разходи за замяна на загубените активи.
Въпреки че плановете за непрекъснатост на бизнеса се различават в зависимост от бизнеса и вида на очакваното бедствие, тези стъпки са приложими за почти всички планове за непрекъснатост на бизнеса.