Повечето бизнеси, които в крайна сметка стават големи, започнаха малки, точно като Apple® и Microsoft®. Някои от тях започват от гаража и в крайна сметка се разрастват, за да се превърнат в име на домакинство в цял свят. Истината е, че освен да имате фантастична бизнес идея, ангажираност, дисциплина, отдаденост и внимание към детайлите, са някои от основните качества, които правят малкия бизнес да расте толкова голям.
Ако сте предприемач, който управлява малък бизнес или се занимавате с търговия на дребно, един от ключовете, които би трябвало да накарате бизнеса ви да расте и да стане изключително печеливш, е да поставите процес, който ще гарантира ефективно управление на запасите. Поговорката, че „търговията на дребно е подробна информация“ правилно описва концепцията за ефективен подход за управление на запасите за малкия бизнес; просто трябва да обърнете внимание на всеки аспект на вашия малък бизнес, ако искате той да расте.
Значението на управлението на запасите за собствениците на малък бизнес
Нищо не изпраща клиент в ръцете на конкурент, като недостатъчен инвентар. В същото време нищо не убива паричния поток и в крайна сметка, рентабилност като излишък от запаси.
Като бизнесмен, вие трябва да поддържате балансиран инвентар, за да не загубите клиента си, както и да не поддържате излишен инвентар. Следователно, трябва да имате много солидна система за управление на запасите. Ето някои от важните предимства на управлението на запасите.
а. Предотвратяване на ситуации с запаси
Представете си, че най-близкият ви магазин за хранителни стоки непрекъснато е извън любимата ви марка зърнени култури и тогава чувате за друг магазин, който не е много далеч, който почти никога не изчерпва от една и съща марка. Разбира се, бихте започнали да посещавате новия магазин, за да получите ръце на любимата си марка зърнени храни.
И в крайна сметка, тъй като за вас би било неудобно да пазарувате хранителни стоки в два различни магазина, ще трябва да изберете един магазин - и това, разбира се, ще бъде магазинът, който винаги има това, което ви е необходимо на склад. За съжаление, най-близкият магазин за хранителни стоки е загубил клиент поради лошото си управление на инвентара.
Винаги трябва да се стремите да задоволявате нуждите на клиентите си, като гарантирате, че те получават достъп до вашите продукти по всяко време и най-добрият начин да направите това е чрез правилното управление на инвентара.
б. Избягване на претоварване
Свръхзащитата е сама по себе си проблем. Когато запасите твърде много продукт, има вероятност да не успеете да ги продадете навреме и има голяма вероятност някои артикули да се объркат или дори да остареят, което води до големи загуби за вашия бизнес.
° С. Намалени разходи за държане -: Разходите за поддържане на инвентара са силно свързани с размера на инвентара. Ако запазите точното количество запаси, няма да е необходимо да харчите прекомерно за складиране, поддръжка, персонал и всички други разходи за държане.
д. Намаляване на кражбите и кражбите
Друг проблем, който идва с управлението на запасите, което правилното управление на запасите помага да се предотврати е намаляването на кражбите. Винаги има нечестни служители или клиенти, които се опитват да „помогнат сами“ с някои от продуктите на компанията. С правилното управление и мониторинг на инвентара ще можете лесно да откриете и контролирате подобни ситуации.
д. Управление на оборотни средства
Имате нужда от оборотни средства, за да управлявате всеки аспект на вашия бизнес. Но когато потънете твърде много средства в складирането на стоки, други аспекти на вашия бизнес може да страдат, защото няма да има достатъчно средства за извършване на други дейности.
Управлението на запасите ви помага да държите точно необходимото количество запаси. Вашите акции няма да са твърде много, така че да се наложи да потънете твърде много оборотни средства в него. И няма да е твърде малко, така че оборотният ви капитал да не бъде използван ефективно.
е. Адекватни суровини
Управлението на запасите е още по-важно за производителите, тъй като в нито един момент не ви е разрешено да изчерпвате суровините. Ако някога ви свършат суровини или основна съставка за производство, това може да доведе до последващи загуби като загуба на заплати, изплатени на работниците, загуба на време и други подобни загуби. Производителите използват управление на запасите, за да гарантират, че винаги са налични подходящите количества производствени материали.
гр. Точно отчитане на печалбата
Инвентаризацията е бизнес актив сам по себе си. И когато подготвяте своя финансов отчет, трябва да посочите точната стойност на текущия си запас. Без правилно управление на инвентара това, което бихте получили в най-добрия случай, е предполагаема или дори преувеличена цифра. Това също автоматично означава завишени печалби и неточни финансови отчети.
ч. Пренареждане
Управлението на запасите ви помага да знаете кога да поръчате отново артикули, които не са налични. Освен това ви помага да избегнете забавяне на времето в процеса на повторна поръчка. Понякога, когато пренареждате някои жизненоважни производствени материали, доставчикът ще отнеме време, преди да обработи вашата поръчка и да ви достави. С правилното управление на запасите бихте разбрали, че е изтекъл срокът за доставка на всеки доставчик и бихте могли да извършите повторна поръчка в подходящия момент.
аз. Ефективност на склада
Ако имате много голям склад или няколко склада, става трудно да разберете кой склад държи какви артикули и това води до ненужни забавяния в производствения процес. При адекватно управление на запасите подобни проблеми могат да бъдат премахнати или намалени до най-ниския минимум. Освен това помага значително да се намалят разходите за складиране.
к. Идентифициране на потенциални проблеми
Правилното управление на запасите улеснява бързото идентифициране на потенциални проблеми при производството, свързани с управлението на запасите, и ви позволява да предприемате бързи действия.
Въпреки че проследяването на инвентара не е приятна задача, то е ключов аспект на успешния бизнес. Наличието на добра система за проследяване на вашите запаси и продажби ще ви помогне да разберете какви стоки имате в наличност, какво сте продали, какво все още се поръчва и кога ще пристигнат вашите поръчки.
С такава система можете бързо да разпознаете бързопродавани продукти, които трябва да пренареждате и бавно продаващи продукти, които трябва или да маркирате, или да популяризирате по-агресивно. В допълнение, проследяването на инвентара Ви редовно и ефективно може да Ви помогне да поддържате умерен инвентар, който не е твърде много или твърде малко.
Наличието на прекалено много запаси свързва средства, които иначе биха могли да бъдат използвани за експлоатационни разходи или за други по-важни цели. От друга страна, наличието на твърде малко запаси, ви губи приходи, тъй като нямате достатъчно продукти за продажба. След като обсъдихме значението на проследяването на запасите и продажбите, нека сега обсъдим как да проследим инвентара и продажбите във вашия малък бизнес. Има много начини да проследявате инвентара си и всички тези методи попадат в две категории: ръчни и автоматизирани.
Два начина да проследите инвентара и продажбите си
I. Ръчен метод
За да проследите инвентара си, използвайки ръчния метод, започнете с броене на вашите продукти, за да определите началния инвентар. След това категоризирайте инвентара си първо по име на продукта, след това по други специфични атрибути на продуктите, като цвят, размер, употреба, дата или стил.
Например, ако имате парфюми като инвентар, ще искате да ги категоризирате по име, след това дали са за мъже или жени или и двете, след това по размер. Това улеснява проследяването на това, от което се нуждаете и какво не сте продали. След като сортирате предметите от инвентара си по категории, създайте електронна таблица в Microsoft Excel, за да проследявате инвентара си и продажбите.
Просто създайте работен лист за всеки продукт и избройте първоначалния брой на инвентара за този продукт. От този момент коригирайте първоначалния брой на инвентара, ако е необходимо. Тоест, извадете всички продажби на всеки продукт от регистъра си и добавете към него нови пристигания. Правете това поне веднъж седмично, като коригирате общия запас, ако е необходимо.
Microsoft Excel ще бъде достатъчен, ако имате по-малко от 10 различни артикула в инвентара си. Ако обаче имате повече от 10 елемента в инвентара си, по-добър вариант е да настроите база данни за инвентара в Microsoft Access. Microsoft Access предлага шаблони за инвентара, които са полуавтоматизирани, по-привлекателни и лесни за използване. И можете да разпечатвате удобни отчети за инвентара, за да проследявате продажбите, допълненията към инвентара и връщанията. Тя обаче все още не е толкова ефективна, колкото напълно автоматизирана система.
II. Автоматизиран метод
Ако ръководите бизнес, който има няколко различни артикула в инвентара си (например магазин за търговия на дребно), ще трябва да използвате автоматизирана система, тъй като ръчният метод за проследяване на инвентара и продажбите ще бъде твърде тромав, ако изобщо е приложим.
Въпреки че има много автоматизирани методи, най-разпространеният и най-ефективният включва интегриране на професионален софтуер за управление на инвентара със скенер за баркод и регистри в магазина ви. Всеки продукт има уникален баркод, който се сканира в касата. Баркодът съдържа цената, както и друга подходяща информация за стоката.
След като скенерът на баркод открие и регистрира продукт за продажба, той автоматично записва продажбата и приспада броя на закупените единици от този артикул от общия брой оставени в магазина единици. Това става в рамките на няколко секунди.
Друг метод включва използването на радиочестотна идентификация, която маркира всеки елемент от инвентара с пластмасов етикет, който съдържа програмируем микрочип и малка антена. Маркерите съдържат подходяща информация за всеки продукт и могат да бъдат прочетени от специален ръчен четец.
Въпреки че тази опция е по-скъпа от използването на баркодове, тя има много предимства. Етикетите могат да се четат от голямо разстояние. Огромна купчина маркирани елементи може да бъде прочетена наведнъж и информацията върху маркерите може да се актуализира веднага, тъй като артикулите се преместват от една точка в друга в магазина ви. И интересното е, че маркерите могат да бъдат настроени да задействат аларма, когато артикулът напусне магазина - предотвратявайки кражба на маркирани стоки.
Така че, ако продавате предмети, които са много скъпи, като бижута, ще бъдете по-добре с тази опция. Дори ако проследявате продажбите и инвентара си с автоматизирана система, правете ръчна проверка поне веднъж в годината, за да сте сигурни, че не сте загубили някои артикули.
10 съвета за ефективно управление на запасите за малкия бизнес
Истината е, че ако не поддържате правилни записи на всички транзакции на продукти и услуги във вашия бизнес, вероятно ще се мъчите да печелите и това със сигурност ще се отрази на бюджета ви. Всъщност лошото управление на запасите е част от това, което кара една компания да фалира. Сега нека преминем бързо през 10-те ефективни съвета за управление на запасите за малкия бизнес:
1. Създайте специална гадост на Excel за ежедневно приемане на запаси
Едно от основните неща, което трябва да направите, за да осигурите ефективно управление на инвентара за вашия малък бизнес, е да създадете специални ексклузивни глупости за целите на ежедневния анализ. Например, ако управлявате бизнес с мама и поп и не можете да си позволите персонализиран софтуер, можете да разпечатате перфектни глупости и да направите ръчно вземане на запаси; книга с твърди корици дори може да послужи за същата цел.
2. Уверете се, че всяка стока, която влиза в склада ви, е документирана от различни служители
Друг съвет, който ще ви гарантира ефективно управление на запасите за вашия малък бизнес, е да гарантирате, че всяка стока, която попадне във вашия склад или магазин, е документирана от различно длъжностно лице. Процесът е прост, след като камион донесе добро до склада ви, водачът на камиона ще представи на портата си товарителницата на охранителя, охранителят ще потвърди и ще вземе собствения си запас, а след това и управителя на склада също трябва да вземе собствените си запаси отделно от охранителя.
4. Консултирайте се със софтуерните разработчици за разработване на персонализиран софтуер за инвентаризация за вашия бизнес
Има персонализиран софтуер за инвентаризация, който гарантира ефективно управление на инвентара; тя ще ви помогне да създадете фактури, както и да генерира разписки за всякакви бизнес сделки. Истината е, че повечето малки фирми може да не могат да платят на разработчика на софтуер, който да им помогне да разработят персонализиран софтуер за своя бизнес. Ако можете да си позволите персонализиран софтуер за вашия бизнес, непременно го направете.
4. Принудително издаване на разписка за всяка бизнес сделка
Друг съвет за ефективно управление на запасите за малкия бизнес е налагането на издаване на разписка за всяка бизнес транзакция. Всъщност издаването на разписка по електронен път е това, което е на мода. Това ще помогне на вратичките за вашия бизнес, които могат да източат бизнеса ви.
5. Насърчавайте използването на POS машина срещу Кеш
Ако искате да внедрите ефективна структура за управление на запасите за вашия малък бизнес, тогава трябва да насърчите безкасовите транзакции. Използването на машина за продажба на точки (POS) е един ефективен начин за минимизиране на измамите в малкия бизнес. С POS машините можете да бъдете сигурни, че вашите търговски момичета / момчета няма да откраднат парите ви.
6. Създайте система за централна база данни:
Ще трябва да създадете централна система от база данни, особено ако имате множество точки за продажба. Централизираната система от бази данни ще улесни лесното проследяване на всяка бизнес транзакция във вашата компания в реално време. Всъщност можете да седнете в офиса или дома си, за да наблюдавате потока на бизнеса си, след като имате централизирана система от бази данни.
7. Разработете вашата персонализирана система за проследяване
Има различни системи за проследяване, които можете да въведете, за да наложите ефективно управление на инвентара за вашия малък бизнес. Можете да седнете с вашия екип, за да определите най-добрата система за проследяване, която да отговаря на вашия бизнес. Но ако управлявате превоз на товари или таксиметров бизнес, можете да инсталирате автомобилен тракер на всичките си камиони и кабини - това е най-лесният и удобен начин за проследяване на инвентара за такъв бизнес.
8. Създайте бизнес процес, който ще ви помогне да получавате обратна връзка от вашите клиенти
Друг начин за прилагане на ефективно управление на запасите за вашия малък бизнес е да създадете бизнес процес, който ще ви помогне да получавате обратна връзка от вашите клиенти. Например, в някои банки, когато депозирате пари в брой, ще трябва да пуснете копие от вашия търговец в кутия вътре в банката и ще бъдете задължени да въведете данни в транзакцията си в книга. Можете да възприемете този модел за проследяване на инвентара, ако той е подходящ за вашия бизнес.
9. Информирайте своите доставчици и доставчици на отчета, който искате от тях
Друг начин за осигуряване на ефективно управление на запасите за вашия малък бизнес е да се свържете с доставчиците и доставчика си, за да обсъдите очакванията си от тях, когато става въпрос за инвентаризация. Вашето съгласие с тях може да бъде, че можете да получите достъп до детайлите на всички транзакции с тях на двумесечна база, 6 месеца или дори годишно. Това е начин за сравняване на записи, за да сте сигурни, че сте на път.
10. Наемете консултант за инвентаризация, който да ви помогне да преглеждате структурата на инвентара си от време на време
И накрая, едно от нещата, които трябва да въведете, за да гарантирате, че прилагате ефективен стил на управление на инвентара за вашия малък бизнес, е да наемете консултант по инвентаризация, който да ви помогне да преглеждате отчета и структурата си от време на време. Този подход ще ви помогне да коригирате грешките във вашия бизнес процес.
Там го имате; 10-те ефективни съвета за управление на запасите за малкия бизнес.