Как да напишете писмо за бизнес извинение

В света на бизнеса има моменти, когато нещата ще се объркат и ще трябва да се извините и да направите поправки.

Независимо дали сте по отношение на несъгласие, което сте имали с клиент, закъсняло изпълнение на поръчка на клиента или закъснението ви при среща със заинтересованите страни, писането на извинение е полезно за душата. Той изчиства въздуха и позволява на вас и получателя да продължите напред и да пуснете тежки чувства.

Никога не попадайте в капана на отказа да се извинявате. Дори и да сте сигурни, че не сте направили нищо лошо, извинете се за ролята, която изиграхте в неразбирането или за неспособността да реагирате по-ефективно.

Изписването на извинение е още по-необходимо, когато участва клиент. В такъв случай трябва да го напишете от гледна точка на „ клиентите винаги са прави .“ Защо? Причината е, че загубата на клиент може да бъде много скъпа. А един-единствен недоволен клиент може да обезкуражи няколко други потенциални клиенти да правят бизнес с вас.

Така че, като собственик на бизнес или професионалист, трябва да можете да пишете ефективни писма за извинение на бизнеса, които насърчават получателя да прости грешката и да се върне в добри отношения с бизнеса, който представлявате. Ето някои насоки за писане на писмо за бизнес извинение.

Как да напишете писмо за бизнес извинение - образец на шаблон

1. Обърнете се към подходящия човек: Ако пишете писмото си за извинение на конкретно лице ( например разочарован клиент ), трябва да се обърнете към него или нея по заглавие и фамилия - например „ Уважаема госпожо Едуардс. ”Ако обаче изпращате писмото до бизнес, адресирайте го до лицето, отговорно за получаването на такива писма. Ако не знаете името на лицето, разберете и го включете в писмото си.

Писмото с извинение е най-ефективно, когато получателят знае, че е било изпратено конкретно до него или нея. На всяка цена избягвайте безлични и прекалено употребявани поздрави като „ Уважаеми господине “ или „ За кого може да се отнася. ”Подобни поздрави изпращат сигнали, че писмото ви е друго„ обикновено ”писмо.

2 Посочете защо пишете писмото: Започнете писмото си, като посочите за какво става въпрос. Тоест, уведомете получателя, че писмото е извинение. Това ще ги подготви емоционално за всяка дума, която идва след това. Не искате да ги оставяте да гадаят или да се бъркат защо пишете или какво ще кажете.

Започнете писмото си с пряко, просто изявление от рода на: „ Искрено се извинявам за… “ или „ С настоящото пиша това писмо, за да се извиня искрено за… “ Не бийте за храста. И не започвайте с разказване на случилото се. Започването на писмото ви с извинение извинява читателя спокоен и възприемчив към вашето извинение.

3. Заявете грешката си: След като заявите, че се извинявате, посочете за какво се извинявате. Има моменти, когато получателят може да е забравил за случилото се. Така че, никога не оставяйте тази част при предположение, че получателят все още ще помни.

Когато заявявате грешката си, бъдете точни и ясни. Това ще убеди получателя, че наистина разбирате какво сте направили. Напишете нещо като:

„Това, което се случи миналата седмица, беше доста непрофесионално. Като клиент, вие имахте право да изберете всеки цвят, който ви хареса, когато купувате артикули, налични в множество цветове. Изпращайки ви черен смартфон вместо белия, който сте поръчали, ние ви лишихме от тази свобода и това беше грешно. И отхвърлянето на заявката ви за промяна на устройството на един от желаните от вас цвят беше една от най-лошите грешки, които някога сме правили на клиента. И дълбоко съжаляваме за това. "

4. Признайте колко сте ги наранили: След като посочите грешката си, признайте колко е наранил получателя. Това е добра възможност да споменете, че никога не сте възнамерявали да ги наранявате - да не се освобождавате от вина или да извинявате неясни извинения.

Напишете нещо като:

„По-късно научихме, че синът ви, когото сте поръчали смартфона като подарък за рожден ден, за предпочитан бял цвят, защото това е любимият му цвят, но в крайна сметка го принуждавахме да се примири с това, което всъщност не му харесва. Надяваме се да разберете, че това никога не е било нашето намерение. Искахме да погледнете назад към това време и да си спомняте само щастливи неща, но го съсипахме с нашата небрежност и непрофесионално отношение.

5. Приемете отговорност- Това е една от най-трудните части на извинението, но най-важната. Дори получателят също има някои неизправности, ще трябва да приемете, че те са безгрешни. Просто признайте грешката си открито и без уговорки. Дори и да имате извинения за действията си, това не бива да ви пречи да признаете, че тези ваши действия наистина нараняват получателя.

Едно просто изявление като „ Ние абсолютно поемаме отговорност за нашето непрофесионално отношение и ужасната болка, която сме ви причинили “ ще бъде добре.

6. Предложете решение, за да направите поправки-: Само да кажете, че съжалявате, не е достатъчно. Това, което наистина прави вашето извинение ефективно, е да намерите начин за решаване на проблема в бъдеще.

Ако грешката е нещо, което може да бъде поправено, например грешна или дефектна поръчка, предлагайте да я поправите незабавно без допълнителни разходи за получателя. Но ако това не може да бъде поправено, уверете получателя на обновения си ангажимент да избягва подобни грешки в бъдеще и вашите планове да го постигнете. Това е по-добре, отколкото просто да кажем: „ Обещаваме, че такова никога няма да се повтори. "

7. Изразете желанието си да продължите връзката: - Извинението не е само за да се търси прошка на получателя; в крайна сметка е предназначено да поправите грешката във връзката си с тях и да продължите връзката да върви гладко. По-добре е да изразите това, което наистина искате, като продължителни бизнес отношения. След като напишете тялото на писмото за извинение на бизнеса си, го закръглете по подходящ начин и го изпратете на получателя.


Популярни Публикации