7 интелигентни начина за организиране на бизнес конференция или семинар

Организирането на бизнес конференции и семинари е един от най-умните начини за предлагане на пазара на вашия бизнес и създаване на повече информираност за вашата марка. Това обяснява защо няколко хиляди бизнес конференции и семинари се организират всяка година.

Доколко успешната ви конференция или семинар може да определи как участниците ще видят вашия бизнес или марка. Перфектно организирана бизнес конференция или семинар изпраща сигнали, че вашият бизнес може да оправи нещата през цялото време. От друга страна, лошо поставеният ще създаде дълготрайни негативни впечатления в съзнанието на участниците.

Всеки процес, пътуване, бизнес начинание или инвестиция; започва с план. Нищо не успява без критично планиране и внимание към детайлите. Като предприемач и собственик на бизнес никога не можете да се отклоните от провеждането на семинари или правенето на бизнес презентации. Защо казвам това ? Е, по-долу са някои причини, поради които бизнес презентациите и семинарите са важни.

Защо организирането на бизнес презентации и семинари е важно за предприемачите

Бизнес презентациите и семинарите са важни за процеса на:

  • Наклон на инвеститорите
  • Набиране на капитал
  • Пускане на продукта
  • Обучение на служителите
  • Обръщане към клиенти и заинтересовани страни
  • конференции
  • Защита на проект или бизнес предложение

През повечето време бизнес конференциите и семинарите изглежда вървят перфектно, като всички събития протичат плавно според графика. В действителност обаче трябва да се направи много, за да се случи това. Организирането на успешна конференция или семинар изисква задълбочено планиране и подготовка. Трябва да се направи много за създаване на подходяща атмосфера, както и полезно изживяване за участниците. Ето стъпките, свързани с организирането на успешна бизнес конференция или семинар.

7 интелигентни начина за организиране на бизнес конференция или семинар

1. Изберете тема или тема

Темата или темата на вашето събитие ще определят настройките, целевите аудитории или участници, гостите и маркетинговия подход. Като цяло, бизнес конференция или семинар за определен отрасъл ще има като участници онези, които извършват бизнес в този отрасъл или целевите клиенти на предприятията в този отрасъл.

В допълнение, темата или темата на вашата бизнес конференция или семинар ще определи вида на маркетинговите канали, които ще се използват за публичност, както и хората, които да съставят маркетинговия екип. Например бизнес конференция или семинар по интернет маркетинг най-вероятно ще зависи от онлайн маркетинговите канали, тъй като целевата аудитория може да бъде достигната онлайн, а не офлайн.

2. Изберете място

Изборът на място за вашата бизнес конференция или семинар зависи от множество фактори. Те включват очаквания брой участници, присъствието на всички почетни гости или международни гости, дейности по време на събитието и т.н.

Типичната бизнес конференция или семинар с около 100 до 200 участници може да бъде лесно организирана в хотелска семинарна зала, вероятно в обстановка на класната стая или в театрална обстановка. Събитията от 500 до 1000 или повече участници обаче ще изискват голяма зала, аудитория или конгресен център.

Местоположението и стандартът за качество на заведението също са важни, особено ако се очаква да присъстват VIP или чуждестранни гости. С това ще ви трябва реномирано място с атрактивна среда и качествени съоръжения. Със сигурност не искате да каните ВИП личности на бизнес семинар, който се провежда в място, което обикновено е бедно.

3. Създайте маркетингов план

Трябва да създадете маркетингов план, който започва с определяне дали има много търсене на вашия семинар за привличане на участници. Дори когато провеждате вътрешен семинар, трябва да идентифицирате причините, поради които хората трябва да присъстват на вашето събитие, това ще ви помогне при планирането на вашето съдържание.

Трябва също така да определите как ще стигнете до посетителите си и колко ще ви струва да стигнете до тях. Ще достигнете ли до тях чрез използването на директна печатна реклама, поща или маркетинг в социални медии? Трябва също така да определите колко да таксувате посетителите си. Можете да проверите какви подобни работилници предлагат и таксуват. Трябва обаче да отбележите, че целта ви да организирате семинара или семинара ще определи дали посещението на семинара ще бъде безплатно или ще носи разходи.

4. Определете съдържанието на семинара

Преди да организирате семинар или да направите презентация, първо трябва да определите каква е вашата тема, къде ще изпратите информацията, кой ще я достави и как информацията ще бъде представена на хората. Може също да се наложи да добавите програма или дневен ред с начало и край на времето за всяка част от семинара. Не забравяйте да добавите почивките. Също така, напишете списък с материали, които ще ви трябват, като работна книга, говорителите, които ще поканите, и раздаване на лекции.

5. Напишете списък на логистиката, която ще бъде необходима за събитието

Запишете разходите за резервация на място или място и направете уговорки за места, регистрационна таблица, аудиовизуални нужди, проектор, подиум и освежителни напитки. От вас зависи да прецените дали ще носите храна и напитки в района или ще използвате кетъринг на място.

6. Създавайте и изпращайте покани по пощата

Вашите покани могат да варират от обикновена разпечатка на Microsoft Word до фантастичен дизайн, създаден от професионален графичен дизайнер. Всичко зависи от размера и официалността на вашата конференция или семинар.

За да осигурите на участниците достатъчно време да планират участието си, трябва да им изпратите покани седмици предварително на събитието. Въпреки това, не правете това толкова рано, че може да забравят преди датата на пристигането, като например изпращане на покани седем месеца преди датата на събитието. Освен това можете да изпращате вашите покани по имейл. Но имайте предвид, че някои получатели може да не получат покани по имейл поради прекомерни филтри за спам.

7. Започнете маркетинг

Маркетингът е най-критичната и най-предизвикателната задача, свързана с организирането на бизнес конференция или семинар, и е най-жизненоважният фактор за успеха на вашето събитие. Това е така, защото броят на участниците, които се събират за вашето събитие, до голяма степен зависи от вашите маркетингови усилия. По същия начин, дали вашето събитие ще постигне целите си или не, зависи до голяма степен от маркетинга. Така че, трябва да приемете правилната маркетингова стратегия, за да привлечете впечатляващо посещение.

В зависимост от вашата целева аудитория, ще трябва да се съсредоточите повече върху онлайн или офлайн маркетинг. Офлайн техниките включват разпространение на флаери и чекмеджета, реклама във вестници и списания, реклама по телевизията и радиото и т.н. Онлайн техники включват платена реклама, маркетинг в социални медии, маркетинг по имейл и т.н.

8. Настройте всичко останало

Тъй като целта на вашето събитие е да препрати съобщение до участниците, трябва да подготвите презентационните си материали преди събитието. Вероятно ще искате да създадете презентация на PowerPoint, така че да имате визуална справка, когато вие или вашите лектори представяте материал.

Не забравяйте да предоставите писалки и бележки за писане, достъпни за участниците, особено ако темата на вашата бизнес конференция или семинар изисква много да се отложи. Освен това трябва да решите как ще забавлявате участниците и гостите си. Ако вашата конференция или семинар ще продължи няколко часа, ще трябва да предложите обяд или леки освежавания. Ако започне сутринта и продължи над обедния час, ще трябва да осигурите обяд.

Също така трябва да създадете имена на тагове и лист за вход. Хубаво е участниците да могат да видят името на други хора и откъде са, веднага след като ги срещнат.

Друго нещо, което не трябва да забравяте да направите, е да популяризирате бизнеса си - особено ако това е вашата основна цел за организиране на събитието. Създайте брошури и други рекламни материали за вашия бизнес и ги поставете на масите на участниците. С предприетите по-горе стъпки можете да организирате мястото за ден или два до събитието и да се уверите, че всичко е настроено.


Популярни Публикации