20 съвета и трикове за управление на времето на работното място за служителите

Искате ли да повишите нивото на производителност, като управлявате времето си по-добре? Ако да, ето 20 съвета и трикове за управление на времето за служителите на работното място .

Ето някои умения за управление на времето на служителите, които могат да помогнат за подобряване на производителността ви по време на работа и също така да развиете уменията си за управление на времето. Изберете и използвайте съветите, които работят най-добре за вас.

20 съвета и трикове за управление на времето на работното място за служителите

  1. Най-важната задача трябва винаги да е на първо място

Най-основното, но върховно правило в управлението на времето е просто първо да се изпълни най-важната задача. Това правило важи за всеки индивид на всяко ниво. В началото на ден изберете задачите, които са най-важни, особено тези със срокове и ги завършете без грешки.

След като потърсите най-важната задача (и) за деня, вие вече ефективно управлявате деня си и, разбира се, можете да преминете към останалите дейности през деня

  1. Наспи се

Съкращаването на времето за сън наистина ниско за работа не е начин да покажете усилена работа или производителност. Ясно е, че има моменти, в които може да се наложи да останете известно време или да стоите по цяла нощ, за да свършите нещата; това не е вредно, но ако не заспивате постоянно, може да повлияе на вашата производителност.

Почти всеки се нуждае между 7-8 часа сън всеки ден, за да накараме умовете и телата си да функционират оптимално; може да не получавате до 8 часа сън всеки ден, но винаги гарантирате, че получавате достатъчно почивка, това захранва отново тялото ви.

3. Упражнявайте се и се храните здравословно

Много изследователи свързват здравословния начин на живот с производителността. Точно като получаването на достатъчно сън, здравословното хранене и упражненията са доказани, че спомагат за повишаване на енергийното ниво, подобряват способността за фокусиране и изчистват ума.

  1. Останете съсредоточени върху задачата

Насочването на вашия фокус всъщност започва от момента, в който започва денят ви. Трябва да практикувате как да бъдете съсредоточени, като съставяте дневен или седмичен или месечен календар. Започнете деня си, като проверите календара си; проверката на имейла ви е важна, но се опитайте да не го направите първото нещо, което проверявате.

Освен това, заедно с дневния календар, създайте списък с приоритети. Това е форма на списък със задачи, в който изброявате задачи или събития за деня от най-добрите си приоритети до най-малко. Определяйки предварително какви срещи имате и какви задачи трябва да приключите днес, ще вземете по-добри решения, когато накрая прочетете имейлите си.

След като започнете да си поставяте задачи за деня, време е да се съсредоточите. Не започвайте задача, без да отклонявате вниманието, особено ако сте някой, който не знае как да работи ефективно сред разсейванията. Така че, ако не се нуждаете от телефона си за тази задача, оставете го настрана или безшумно, можете да прочетете гласовите си съобщения по-късно; ако работите в интернет, опитайте да затворите онези раздели, които могат да ви разсейват като забавните видео сайтове, сайтовете за игри и т.н.

Следваща стъпка е концентрацията. След като отвлечете вниманието, ще трябва да се съсредоточите върху задачата. Фокусирайте се изцяло върху задачата. В зависимост от това, което работи за вас, можете да отидете на тихо място, да слушате музика, докато работите, всичко, което помага да сте фокусирани върху задачата.

  1. Изключете всички разсейвания

Много лесно се губи фокус, когато се прекъсва постоянно. Непрекъснатата намеса може да разруши концентрацията, която доказано понижава IQ. Когато сте на часовника, за да изпълнявате висококачествени задачи, трябва да изключите всички разсейвания, дори и да са свързани с работата.

Освен че очаквате много важна поща, трябва да изключите и своите имейл сигнали. Също така, избягвайте да си почивате, за да вършите задачите, които са по-малко важни и по-малко навременни, защото обичате да правите много задачи. Времето, което трябва да изпълнявате много важна задача при строги ограничения във времето, може би не е най-доброто време за многозадачност, трябва да се съсредоточите.

  1. План за прекъсвания

Били ли сте някога в положение, в което в края на деня осъзнавате, че не сте постигнали всичко, което сте планирали да постигнете? Трябва да очаквате прекъсвания и да планирате към тях.

Ако имате 8 часа работа, планирайте да постигнете целите си за деня за 6 часа. Винаги планирайте да се правите поне 2 часа по-рано, отколкото всъщност трябва да бъдете. Отделете 2 часа настрана, за да покриете онези на пръв поглед разсейвания, за да сте сигурни, че те не влияят на вашия график. Не забравяйте, че разсейванията винаги ще дойдат, трябва да сте инициативни.

  1. Научете се да казвате НЕ

Един от начините за подобряване на уменията за управление на времето и научаване на многозадачността е да приемате множество задачи или възможности с еднакви или много близки срокове. Но трябва да знаете кога не е наред да поемете повече отговорности, дори и да са възможности. Трябва да се стремите да приемете само задачата, за която сте сигурни, че ще имате достатъчно време за изпълнение.

  1. Проверявайте само имейла си няколко пъти на ден

Това е може би един от навиците на работното време, които служителите намират за най-трудно да пречупят. Нарушаването на този навик обаче е един от най-добрите служители за повишаване на производителността, които могат да дадат сами. Ще се изненадате колко време спестявате, когато не проверявате и отговаряте на всеки имейл, който получавате през целия ден. Разбира се, че трябва да отговаряте на важни имейли, но значително да намалите броя пъти, които прекарвате в проверка на имейлите си.

9. Не използвайте входящата си поща като списък със задачи

Не създавайте списъка си със задачи в пощенската си кутия, тъй като най-вероятно ще прекарате много повече време в проверка на списъка в пощата си, отколкото бихте проверили списък със задачи, написан на прости лепкави бележки или на друг лист хартия. Повечето служители със списък със задачи в имейла си завършват проверка на входящата си поща, отговарят на имейли, изходящи съобщения, изтриват и т.н., всеки път, когато просто искат да проверят списъка си със задачи. По времето, когато в крайна сметка те проверят списъка си с приоритети, те биха прекарали 4 пъти повече от времето, което са възнамерявали да отделят.

  1. Приоритизирайте въз основа на стойността

Друг начин да извлечете максимума от деня си и да го направите идеално продуктивен е като давате приоритет на работата си въз основа на добавената от тях стойност. Използвайки правилото 80/20%, се фокусирайте повече върху 20% задачите или методите, които дават 80% резултати. Това ще ви помогне да не отделите прекалено много време за дейности, които добавят малко или никаква стойност.

  1. Не мислете за съвкупността от списъка си със задачи

Спрете да мислите за списъка си със задачи всяка секунда от деня, няма да свършите работата. Да, ще дойдат онези дни с на пръв поглед голям брой задачи; мисленето за този дълъг списък от задачи и тревогите за това как да ги свършите навреме ще ви запълнят само със страх, умора, понякога оплаквания и в крайна сметка ще отнеме продуктивно време далеч от вас, вместо да ви помогнат да го увеличите максимално.

Всеки път, когато списъкът ви със задачи е наистина дълъг, приоритизирайте задачите си, делегирайте тези, които могат да бъдат, маркирайте тези, които можете да завършите у дома, след това се съсредоточете върху най-важните и си дайте времева рамка за изпълнение. Знайте кога е най-добре да се съсредоточите върху една единствена задача наведнъж и кога е най-добре да зададете многозадачност.

  1. Настоявайте за дневен ред и график

Има много малки неща, които губят времето на служителите на работното място и едно от тях са непланирани срещи. Не присъствайте на нито едно заседание без дневен ред. Поискайте дневния ред на срещата и график напред, за да можете да се подготвите за срещата напред по отношение на това колко време ще трябва да прекарате в срещата. Може би са ви нужни само няколко минути или присъствието ви на срещата дори не е необходимо.

  1. Прилагайте принципа с едно докосване към имейл и хартия : Когато получите лист хартия или имейл, решете да се присъедините към него незабавно и напълно. Внимавайте за задания, които могат да бъдат делегирани и съответно да ги делегирате.

14. Не позволявайте на маловажни детайли да ви влачат надолу

Често проектите отнемат повече време, отколкото би трябвало, просто защото служителите отделят прекалено много време за подробности. Добре е да си перфекционист, но когато дребните детайли започват да те влачат надолу, е време да действаш. След като успеете да преодолеете желанието често да преглеждате и изследвате работата, която сте свършили; осигурете първо основната работа, след което можете да прегледате и да направите корекции, когато е необходимо.

15 . Направете ключови задачи Станете навици

Всеки служител има онези ключови ежедневни задачи, които работата му налага; просто превърнете тези задачи в рутина и ще осъзнаете колко бързо е необходимо за тяхното изпълнение.

16. Бъдете наясно с количеството време за телевизия / интернет / игри

Да, добре е да се отпуснете, да се забавлявате и да се наслаждавате, но когато телевизията, видеоигрите и интернет започват да влияят на производителността ви, тогава е време да се настроите. Бъдете наясно с времето, което отделяте за тях, особено в дните, в които работите за дома, за да работите. Не позволявайте времето, което отделяте за тях, да посегне на работното ви време.

17. Определете ограничение във времето, в което да изпълните задача

В повечето случаи всяка задача има краен срок, винаги си давайте краен срок по-рано, че това, което се изисква от вас, и бъдете дисциплинирани по въпроса, като това ще ви накара да се справите със задачите си преди крайния срок. Също така за проекти, за които нямате конкретни крайни срокове, дайте си краен срок и работете за него.

Създайте времева рамка за всеки етап от задачата и се придържайте към нея. Не стартирайте задача и заключете, че ще свършите, когато тя приключи. Подарете си конкретно време, което искате да свършите със задачата, това спестява време.

18. Оставете време за буфер между задачите

Когато се заровите напълно в своите задачи и набързо преминавате от задача на задача, без да си поемате дъх между тях, често е трудно да се концентрирате и да измислите свежи идеи. Винаги отделете време, за да се освежите, за да имате достатъчно мотивация, енергия и свежест, за да постигнете най-добри резултати.

  1. Управлявайте очакванията на другите хора

Ако сте от типа, който винаги отказва всичко, което той / тя прави, за да помага на другите, човекът, който винаги приема да помогне на другите да изпълнят задачите си, винаги имате свободното време да присъствате на посетителите, дори когато това не е ваше задължение и т.н.,

Когато постъпвате така по време на работа, колегите ви биха предположили, че винаги ще правите тези неща, и биха очаквали да продължите да действате по този начин, защото това работи в тяхна полза, но вие, от друга страна, бихте могли да се настроите за лошо управление на времето и липса на производителност.

Не използвайте времето, за което сте предназначени да работите над задачата си, за да помогнете на колегите да свършат работата си. Помогнете на другите, в свободното си време.

20. Затворете деня си

Добре, трите основни точки тук са:

  • преценява
  • Промяна на приоритетите
  • приготви се

Без значение колко време напускате офиса, заделете последния час или 30 минути или дори 15 минути, преди да се приберете вкъщи, за да прецените представянето си за деня.

Въпреки че повечето организации имат структурирана оценка на служителите, важно е обаче да прегледате постиженията и недостатъците си за деня, това ще ви уведоми колко добре сте се справили и областите, които трябва да подобрите и коя задача трябва да пренесете до следващия ден. Може да имате дневник за самооценка.

Това не само ще ви помогне с управлението на времето, но и ви прави отлично организиран служител. Ще ви помогне да сте спокойни и готови винаги. Ще оставите бюрото си в покой, защото имате представа какво се е случило днес и какво ще се случи на следващия ден.

Поставете приоритет : проверете списъка си със задачи / приоритети, извадете задачите и целите, които сте постигнали, проверете графика си за бързо наближаване на срокове, документи, възникнали през деня, включително какво трябва да направите за тях и как.

Подгответе се : подгответе се за следващия ден.


Популярни Публикации