Според проучвания около 50 процента от служителите смятат, че срещите са най-голямата загуба на времето им по време на работа - и убиец номер 1 на производителността.
Тук не говорим за конференции, семинари и заседания на борда, които обикновено са добре планирани. Говорим за онези вътрешни срещи на персонала, които обикновено продължават с часове, но не винаги са необходими.
Разбира се, бизнес срещите предоставят възможност за обсъждане на важни въпроси за една компания и всичко свързано с нея, но тези срещи идват с недостатъка да убият производителността както на служителите, така и на ръководителите. Това обяснява защо експертите препоръчват прекратяването на повечето бизнес срещи като начин за повишаване на производителността. Ето 10 причини, поради които бизнес срещите убиват производителността:
10 причини защо бизнес срещите убиват производителността
1. Бизнес срещи губят време
Както бе посочено по-рано, повечето бизнес срещи заемат значителна част от работното време на служителите, оставяйки им много малко време за изпълнение на важни задачи. За ръководителите е още по-лошо - повече от половината от времето им на работа прекарват на една или друга среща, със служители или заинтересовани страни от трети страни, като клиенти, доставчици и бизнес партньори. Всъщност една от отличителните черти на съвременните бизнес мениджъри е, че прекарват по-голямата част от времето си на бизнес срещи.
2. Повечето бизнес срещи не съставят план за действие
След среща трябва да има план за действие, който очертава и обяснява жизненоважни стъпки, които трябва да се предприемат. Но за съжаление повечето срещи завършват без подобен план. И това води до провеждането на последващи срещи, за да се преразгледат въпроси, с които иначе би трябвало да се работи. Разбира се, колкото повече срещи участват служители и изпълнителни директори, толкова по-продуктивно работно време губят.
3. Повечето бизнес срещи не са подготвени
Повечето бизнес срещи се свикват, когато е ясно, че организаторът няма нищо събрано за срещите. Те просто искат да говорят за нещо, пренебрегвайки факта, че това е пълна загуба на ценно време. Без солиден план за това какво ще се обсъжда на среща и за колко време ще се проведе срещата, ще бъдат обсъждани ненужни въпроси ( а дори и друга среща ще бъде насрочена за остатъците ) и няма да се постигне нищо положително.
4. Проблемите, обсъдени на последната среща, се преглеждат
Това е една от най-често срещаните причини, поради които бизнес срещите отнемат повече време от обикновено. Въпросите, повдигнати или обсъдени на предишната среща, трябваше да бъдат разпространени и прочетени предварително. Това ще превърне една бизнес среща в подходящо продължение на предходната, а не повторяемо във времето повторение на предишната. Така че, винаги изхвърлете тези глупости „ Прочитане на протоколи от последната среща “ от дневния ред на срещата ви.
5. Деловите срещи понякога избухват в под-срещи
Има моменти, в които бизнес среща ще предизвика други нови дебати и дискусии. Макар че е съвсем нормално такива нови идеи или проблеми да се появяват по време на среща, позволяването им да променят посоката на срещата е често срещаната грешка, която води до удължено време за срещи и непродуктивни срещи. И за всяка среща, която не дава добри резултати, много повече ще дойдат, докато не бъде постигната приемлива цел.
6. Хората се социализират на бизнес срещи
Бизнес срещите убиват производителността, защото отнемат повече време от нормалното. И една от причините да отнемат по-дълго време е ненужното общуване сред присъстващите. Хората питат колегите си какво са направили през уикенда, когато подобни въпроси могат да бъдат зададени през обяда.
7. Някои точки от срещите се повтарят по глупави причини
Друга причина, поради която повечето бизнес срещи отнемат твърде много време, е ненужното повторение на обсъжданото, така че някой, който влезе по време на срещата или беше отсъствал на последната среща, да разбере откъде е тръгнала срещата. Това е фин начин да се пренебрегне значението на времето на другите хора. Колкото и да е важен индивидът за бизнеса, трябва да има алтернативен начин да им разкажете за това, което са пропуснали на среща.
8. Повечето срещи са мозъчни атаки
Ако бизнесът трябва да постигне определена цел и се нуждае от идеи от служители и ръководители как да постигне тази цел, може да се свика бизнес среща за тази цел. Въпреки това, когато повечето организатори на бизнес се объркат, е да използват срещата като път за излизане на нови идеи. Това винаги ще отнеме време, особено след като повечето служители трябва да се замислят за идеи на място - нещо, за което не са били подготвени. В идеалния случай дневният ред трябва да бъде съобщен на присъстващите, така че всеки идва със свои собствени идеи.
9. Технологията удължава повечето срещи
Повечето бизнес срещи са неоправдано удължени от необходимостта да се коригира проектора или от необходимостта да се търси в интернет някаква информация или от необходимостта организаторът да получи обаждане. Всички тези неща добавят към общото време, прекарано в бизнес срещи.
10. Повечето бизнес срещи се провеждат с информационна цел:: Бизнес срещите трябва да се провеждат с цел вземане на решения. Четенето на ненужна информация от презентация на PowerPoint или разказване на историята на компанията само ще загуби време.