Като собственик на бизнес, изпълнителен директор или друг заинтересован участник в дадена компания, от вас ще се изисква да провеждате редовни или по повод заседания на борда. Тъй като тези срещи са предназначени да служат за целите на груповата комуникация и споделянето на идеи между големите перуки във фирма или индустрия, трябва да разберете как да ги провеждате ефективно, за да постигнете тази цел.
Ако заседанието на борда успее, по-голямата част от заслугата е на лицето, което председателства заседанието. И ако не успее да постигне целта си, по-голямата част от вината е на същия човек. Единствената разлика между успешна среща и неуспешна се крие в това как се управляват и двете. Бихте ли искали да проведете успешни заседания на борда, които ще постигнат целта си ? Следните десет съвета ще ви помогнат.
- 10 причини защо бизнес срещите са загуба на време
10 Мощни съвета за успешно провеждане на заседание на борда
1. Определете целите и разпределете дневния ред предварително
Един от най-лесните начини да се губи време на среща е да се изисква от участниците да предложат идеи или предложения за нещо, за което чуват за първи път на тази среща. И все пак тази грешка е много честа.
Вместо да губите ценно време на среща, превръщайки я в сесия за мозъчна атака, можете да създадете структура за срещата и предварително да съобщите дневния ред на поканените участници. По този начин те щяха да се замислят за идеи и дори да ги прецизират преди датата на срещата. Това ще спести много време и ще ви помогне да постигнете повече в една среща.
2. Поемете отговорност през цялата среща
Добрите срещи са продукти на доброто лидерство. Така че, контролирайте срещата и разяснете на присъстващите, че възнамерявате да поддържате срещата подходяща и кратка. Поставете часовник, на който всички ще го видят, за да покажат на колегите си на срещата, че наистина цените времето им. По време на срещата се уверете, че вашите дискусии не излизат извън темата. Всеки път, когато това се случи, префокусирайте групата, като им припомняте съответните въпроси, които имате в дневния ред на срещата.
3. Позволете на всеки да даде своя принос
Същността на свикване на среща на първо място е да се осигури двупосочен поток на комуникация. За тази цел е важно да се насърчават честни и уместни приноси от всички присъстващи на срещата. Като лидер на срещата лесно можете да изпаднете в грешката да носите мнението си на ръкава си, но трябва да сте предпазливи, ако това, тъй като това побеждава целта на срещата. Избягвайте изкушението да отхвърлите вноските на други хора незабавно - дори когато те звучат рисковано или просто тъпо.
4. Завършете срещата си с план за действие
Един от отличителните белези на успешната среща е план за действие, който подробно описва различните стратегии, които трябва да бъдат приложени въз основа на решенията, взети на срещата, лицата, отговорни за изпълнението, датата и часа на изпълнението и очаквания резултат от стратегията.
5. Водете подробни протоколи от срещата
Да имаш някой да записва протоколите или процедурата на среща е много важно. Протоколът ще послужи като доказателство, че срещата е била проведена, и историческа справка за изясняване на всякакви съмнения или недоразумения, които биха могли да възникнат в хода на заседанието.
6. Елиминирайте всички разсейвания от мястото на провеждане
Въпреки че се очаква всички участници в срещата да отстранят всички лични разсейвания като смартфони и таблети, също толкова се очаква, че вие - като лидер на срещата - премахнете всички разсейвания от мястото на срещата. Например, ако трябва да се проведе среща в стартовата зала на вашата компания, изключете LED телевизора, тъй като ще бъде трудно за вашите участници да не го поглеждат на интервали по време на срещата, ако го поддържате.
7. Никога не прекъсвайте никого
Дори и да превъзхождате всички останали участници в срещата, винаги трябва да устоите на изкушението да се включите, когато говорят. Дори ако не сте съгласни категорично с това, което те казват или смятате, че е глупости, позволете им да приключат, преди да се обърнат към точките си.
8. Обърнете максимално внимание
Когато провеждате среща, всички поддържат контакт с очите, когато говорят. Слушането им внимателно е начин да им кажете, че уважавате техните мнения и че сте готови да ги изслушате. Само няколко неща могат да бъдат досадни на другите по време на среща, отколкото да се занимавате със смартфона си, когато говорят. Той изпраща сигнали, че не цените техните мнения и че самата среща не е важна за вас.
9. Управление на конфликта добре: Обичайно е конфликтите да възникват на заседанията на борда. Ако това се случи при среща, която провеждате, опитайте се колкото е възможно повече да я контролирате, без да оставяте твърди чувства в съзнанието на никого.
10. Признайте и благодарете на всички присъстващи
В края на заседанието на борда потвърдете присъствието на всички присъстващи и им благодарете за присъствието на заседанието и за съществения принос. Кажете на присъстващите, че ги оценявате, ще ги мотивира да бъдат по-ангажирани в следващите срещи.